Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Może mieć ona formę papierową lub elektroniczną. Najważniejsze jest jednak, aby była prowadzona osobno dla każdego pracownika, z dbałością o poufność, integralność, kompletność oraz dostępność danych, a także w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. A wszystko, co trzeba wiedzieć o właściwym jej przechowywaniu, czeka w tekście.

Co zawiera dokumentacja pracownicza?

W skład dokumentacji pracowniczej zalicza się:

• akta osobowe pracowników (w podziale na części A, B, C, D i E);
• dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe są zbiorem dokumentów przedstawiających przebieg stosunku pracy – począwszy od rozpoczęcia zatrudnienia aż po jego zakończenie.

Obowiązek poddawania się badaniom dotyczy każdego pracownika. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca kieruje go na badania wstępne. Po przejściu badań, pracownik zobowiązany jest przedłożyć pracodawcy oryginał orzeczenia lekarskiego, który składany jest do akt osobowych pracownika.  Podobnie sytuacja wygląda w przypadku badań okresowych i kontrolnych.

Kiedy pracownik musi odbyć badania?

Pracodawca jest zobowiązany skierować pracownika na badania:

– wstępne – każdy pracownik musi je odbyć przed podjęciem zatrudnienia. Skierowanie na badania wstępne zostaje wystawione również wtedy, gdy następuje zmiana stanowiska związana ze zmianą charakteru pracy, a tym samym z możliwością wystąpienia innych czynników szkodliwych niż dotychczas;                                          
– okresowe – pracownik musi je odbyć w terminie wskazanym przez lekarza na wstępnych lub poprzednich badaniach okresowych;
– kontrolne – pracownik jest na nie kierowany po okresie przebywania na zwolnieniu lekarskim trwającym więcej niż 30 dni.

W której części aktach osobowych przechowywać badania lekarskie?

Każde orzeczenie z wymienionych badań medycyny pracy powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika w odpowiedniej części: A, B lub C. Nie mogą być one przechowywane np. zbiorczo w osobnym segregatorze. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z przepisami, do dokumentów badań medycyny pracy, które są przechowywane w części A akt osobowych, zaliczamy:

• skierowanie na wstępne badania lekarskie wydane przez pracodawcę;
• orzeczenie lekarskie z badań wstępnych;
• skierowanie i orzeczenie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych od poprzedniego pracodawcy.

Pracodawca nie musi kierować na badania wstępne pracownika, który przedłoży ważne orzeczenie lekarskie od poprzedniego pracodawcy, jeśli są spełnione następujące warunki:

• przyjęcie do pracy u nowego pracodawcy następuje w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• pracownik przedstawi nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań́ do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie;
• nowy pracodawca stwierdzi, że wspomniane warunki odpowiadają̨ warunkom występującym na danym stanowisku pracy;
• pracownik nie jest przyjmowany do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych;

W części B akt osobowych powinna znajdować się dokumentacja dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Dlatego w tym segmencie akt przechowujemy orzeczenie z badań wstępnych przy zmianie stanowiska, a także orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych wykonywanych podczas trwania zatrudnienia.

Pracownik wykonujący pracę w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających może zażądać wykonania badań okresowych po ustaniu stosunku pracy. Skierowanie i orzeczenie z przeprowadzenia tego rodzaju badania powinno być przechowywane w części C akt osobowych, ponieważ badanie dotyczy byłego pracownika.

Konsekwencje niewłaściwego przechowywania orzeczeń lekarskich

Główną konsekwencją braku orzeczeń medycyny pracy w dokumentacji pracowniczej może być kara grzywny. Jest ona związana z naruszeniem przepisów k.p., dotyczących obowiązku przestrzegania BHP przez pracodawcę.

Dodatkowo, brak właściwie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, naraża pracodawcę na kolejną karę grzywny, związaną z naruszeniem przepisów o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Jej wysokość waha się od 1 000 do 30 000 zł.

Przechowywanie orzeczeń powinno być ważne dla pracodawcy, ponieważ dokumenty te stanowią dowód zatrudnienia zdolnego do pracy (pod kątem zdrowotnym) pracownika. Na orzeczeniu mogą znajdować się także ważne informacje dla pracodawcy, dotyczące m.in. konieczności korzystania z okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych przez pracownika. Taki zapis ułatwi pracodawcy zrealizowanie obowiązku zapewnienia wspomnianych środków dla pracowników wykonujących pracę przy użyciu monitora ekranowego (po spełnieniu warunków określonych w odpowiednich przepisach).

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących prawidłowego przechowywania badań lekarskich, zachęcamy do kontaktu!

Amelia Konopska

HR Administration & Payroll Junior Specialist

Od lat określenia „urlop ojcowski” oraz „urlop tacierzyński” bywają używane zamiennie, mimo że odnoszą się do różnych rodzajów nieobecności. Na pytanie, jakie występują między nimi podobieństwa i różnice odpowiadamy w poniższym artykule. To jednak nie wszystko. Ten tekst to przede wszystkim praktyczna pigułka wiedzy o najważniejszych kwestiach dotyczących urlopu ojcowskiego – zachęcamy do jej zgłębienia!

Urlop ojcowski a tacierzyński

Urlop ojcowski i tacierzyński często są mylone, na co z pewnością wpływa częściowo fakt, że występują między nimi pewne podobieństwa. Jednym z takich jest kryterium uprawnienia – z obu mogą skorzystać tylko ojcowie objęci ubezpieczeniem chorobowym. Nie ma przy tym znaczenia:

• z jakiego tytułu jest odprowadzana składka chorobowa (umowa o pracę, umowa zlecenia, itp.)
• czy odprowadzana jest ona obowiązkowo, czy dobrowolnie.

Oba urlopy przysługują ubezpieczonym sprawującym opiekę nad dzieckiem własnym, przysposobionym lub przyjętym na wychowanie w ramach rodziny zastępczej.

Kolejnym podobieństwem jest wypłata – w obu przypadkach ojcowie otrzymują zasiłek macierzyński (100% wymiaru zasiłku). Jego podstawą jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres ostatnich 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Co je różni?

Urlop ojcowski to niezbywalne prawo każdego ojca dziecka. Nie zależy od sytuacji matki dziecka, jej statusu zawodowego ani jej prawa do korzystania z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Aby go otrzymać ojciec musi złożyć wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego.

Urlop tacierzyński jest z kolei częścią urlopu macierzyńskiego. Ojciec może go wykorzystać maksymalnie 6 tygodni bezpośrednio po urlopie macierzyńskim zakończonym przez matkę dziecka. Jeśli matka nie ma prawa do takiego urlopu, ojciec zazwyczaj nie może skorzystać z urlopu tacierzyńskiego. Co więcej, uprawnienie to przysługuje tylko w określonych sytuacjach – oto 2 przykładowe.

Różnica może się pojawić również w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Jak wspomnieliśmy, w przypadku obu urlopów mowa o 100% podstawy wymiaru zasiłku. Przy urlopie tacierzyńskim istnieje jednak możliwość obniżenia tej podstawy do 81,5%. Od czego to zależy?

Od tego, czy matka dziecka złożyła tzw. długi wniosek. Dotyczy on udzielenia urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim oraz wypłaty zasiłku macierzyńskiego w wysokości 81,5% przez cały czas trwania urlopów.

Ile wynosi urlop ojcowski i kiedy można z niego skorzystać?

Wymiar urlopu ojcowskiego wynosi 14 dni kalendarzowych. Ubezpieczeni ojcowie mogą go wykorzystać w dowolnym terminie w pierwszym roku życia dziecka, jeśli urodziło się ono po 26 kwietnia 2023 roku. W przypadku dzieci urodzonych przed tą datą, trzeba sprawdzić, czy w danej sytuacji stosuje się tzw. przepisy przejściowe. Pozwalają one na wykorzystanie urlopu ojcowskiego do ukończenia 2 roku życia dziecka.

Nieco inaczej jest w przypadku przysposobienia dziecka. Ojciec przysposabiający dziecko może skorzystać z urlopu ojcowskiego:

• do 12 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie,
• nie później niż do 14 roku życia dziecka.

Urlop ojcowski można wykorzystać jednorazowo lub w dwóch częściach po 7 dni kalendarzowych. Jego wymiar nie zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie.

Pracownik chcący skorzystać z urlopu powinien zawnioskować o niego co najmniej 7 dni przed jego rozpoczęciem. W przypadku złożenia wniosku o udzielenie urlopu ojcowskiego w terminie, pracodawca zobowiązany jest do jego uwzględnienia. Zasiłek przysługuje również wtedy, gdy pomimo niedochowania terminu pracodawca zdecyduje się udzielić urlopu.

Urlop ojcowski – jakie dokumenty są potrzebne?

Aby skorzystać z urlopu, trzeba przygotować odpowiednie dokumenty. Oto lista niezbędnych zaświadczeń, które musi złożyć ojciec dziecka:

• wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego wraz z oświadczeniem ubezpieczonego, czy zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego został pobrany z innego tytułu,
• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka,
• prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu – tylko w przypadku przysposobienia dziecka.

Urlop ojcowski a praca u innego pracodawcy

Zdarza się, że pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców równocześnie. W takiej sytuacji ojciec może skorzystać z prawa do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego u każdego z nich równolegle lub w różnych niepokrywających się terminach.

W praktyce oznacza to, że w czasie korzystania z urlopu ojcowskiego u danego pracodawcy, pracownik może pracować równocześnie u innego pracodawcy.

Dzieje się tak, ponieważ prawo do zasiłku ustala się odrębnie dla każdego pracodawcy, a przepisy kodeksu pracy nie łączą okresu urlopu ojcowskiego z koniecznością osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem.

Jeśli mają Państwo pytania do omawianych zagadnień lub dotyczące ogólnie urlopu ojcowskiego lub urlopu tacierzyńskiego – zachęcamy do kontaktu.

Katarzyna Ptak

HR Administration & Payroll Specialist

Zasiłek macierzyński to jedno z kluczowych świadczeń finansowych dla rodziców, które pozwala na spokojne spędzenie pierwszych miesięcy z dzieckiem. Jego wysokość może się różnić w zależności od wybranego wariantu – rodzice mogą otrzymywać 100% podstawy wymiaru zasiłku przez pierwsze miesiące, a później 70%, lub zdecydować się na uśrednioną stawkę 81,5% przez cały okres świadczenia. Jak skorzystać z tej drugiej opcji? Na to pytanie, a także inne istotne w kontekście zasiłku macierzyńskiego, odpowiadamy poniżej.

Komu przysługuje zasiłek macierzyński?

Zasiłek macierzyński przysługuje kobiecie, która w okresie ubezpieczenia chorobowego albo w trakcie trwania urlopu wychowawczego:

• urodziła dziecko,
• przyjęła na wychowanie dziecko do 14 roku życia i wystąpiła do sądu opiekuńczego w sprawie jego przysposobienia,
• przyjęła na wychowanie w ramach rodziny zastępczej (z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej) dziecko do 7 roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego – do 10 roku życia.

Kobieta, która urodziła dziecko po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, ale w trakcie ciąży podlegała pod ubezpieczenie, także może pobierać zasiłek macierzyński. To jednak tylko wtedy, gdy ubezpieczenie ustało w czasie ciąży z przyczyny:

• śmierci, ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy;
• naruszenia przepisów prawa, stwierdzonego prawomocnym orzeczeniem sądu.

O świadczenie mogą ubiegać się również mężczyźni (ojcowie), a także inni członkowie najbliższej rodziny, którzy podlegają pod ubezpieczenie chorobowe. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy są objęci ubezpieczeniem obowiązkowym czy dobrowolnym, ani jak długo. Nie jest istotne również to, z jakiego tytułu pod nie podlegają (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna od której odprowadzana jest składka chorobowa, itp.).

Ile trwa urlop macierzyński?

Okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego wynosi:

• 20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
• 31 tygodni w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie,
• 33 tygodnie w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie,
• 35 tygodni w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie,
• 37 tygodni w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie.

Tydzień urlopu odpowiada 7 dniom kalendarzowym.

Ile trwa urlop rodzicielski?

W 2023 r. weszły w życie przepisy, które wydłużyły urlop rodzicielski o dodatkowe 9 tygodni. Co ważne, z całości uprawnienia nie może korzystać jeden rodzic. Ustawodawca zastrzegł, że każdemu z pracowników-rodziców dziecka przysługuje wyłączne i niezbywalne prawo do urlopu w wymiarze 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Pracownicy mogą więc wykorzystać urlop rodzicielski w wymiarze:

• 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka (32 tygodnie + 9 tygodni dla drugiego rodzica),
• 43 tygodni – w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka (34 tygodnie + 9 tygodni dla drugiego rodzica).

Dodatkowo, w ramach wsparcia dla rodzin dzieci posiadających ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, obowiązują wyższe limity urlopu rodzicielskiego:

• 65 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka (56 tygodni +9 tygodni dla drugiego rodzica),
• 67 tygodni – w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka (58 tygodni + 9 tygodni dla drugiego rodzica).

Pracownica razem z ojcem dziecka mogą zawnioskować o urlop rodzicielski jednorazowo lub
w nie więcej niż 5 częściach (łączna liczba wniosków obojga rodziców). Urlop ten mogą wykorzystać nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 lat.

Ile wynosi zasiłek macierzyński w 2025?

Wysokość zasiłku macierzyńskiego zależy od rodzaju urlopu oraz terminowości złożenia wniosku przez pracownicę. Za okres urlopu:

• macierzyńskiego wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku,
• rodzicielskiego wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku,
• macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego (w przypadku łącznego skorzystania) wynosi 81,5% podstawy wymiaru zasiłku.

Trzeba jednak pamiętać, że wspomniane 9 tygodni urlopu rodzicielskiego zawsze przysługuje drugiemu rodzicowi. Za ten okres zasiłek wynosi 70% podstawy wymiaru, niezależnie od wcześniejszego wniosku.

Jak otrzymać zasiłek macierzyński 81,5%?

Zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego przysługuje kobiecie, która podlegała pod ubezpieczenie chorobowe w dniu porodu. Jeśli pracownica chce skorzystać bezpośrednio po urlopie macierzyńskim z urlopu rodzicielskiego oraz otrzymać zasiłek macierzyński w wysokości 81,5 % podstawy wymiaru, powinna złożyć do pracodawcy tzw. długi wniosek. Składają się na niego poniższe dokumenty:

• wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego w wysokości 81,5%,
• wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze,
• oświadczenie dotyczące braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego przez drugiego rodzica (ojca), przy czym wniosek ten oznacza deklarację nieprzekroczenia łącznego limitu, nie zaś brak możliwości korzystania z urlopu w tym samym terminie przez drugiego z rodziców (oświadczenie to może być zawarte na wniosku o urlop rodzicielski),
• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka.

Ważny jest również termin złożenia takiego wniosku – pracownica ma na to 21 dni liczone od porodu.

Jak zachować prawo do zasiłku macierzyńskiego 81,5%?

Pracownik podejmujący decyzję o rezygnacji z części urlopu rodzicielskiego (zgodę musi wyrazić pracodawca) może zachować prawo do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 81,5%. Aby było to możliwe, jeden z rodziców dziecka musi wykorzystać minimum dzień urlopu rodzicielskiego w pierwszym roku życia dziecka. Dzięki temu w późniejszych latach może otrzymywać zasiłek we wspomnianej wysokości.

W przypadku niewykorzystania nawet dnia urlopu rodzicielskiego przez rodziców w podanym okresie, matce będzie przysługiwało wyrównanie zasiłku za okres urlopu macierzyńskiego do wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku. Takie jednorazowe wyrównanie odbywa się na wniosek ubezpieczonej.

Pozostała część urlopu rodzicielskiego, przeznaczona wyłącznie dla drugiego rodzica (9 tygodni), zawsze wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Jeśli mają Państwo pytania do zasiłku macierzyńskiego lub kwestii z nim związanych, zachęcamy do kontaktu.

Katarzyna Ptak

HR Administration & Payroll Specialist

Współcześnie na rynku pracy coraz częściej pracownicy wykonują pracę zdalnie lub hybrydowo. To z kolei może zachęcać pracodawców do wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy. Na czym on polega i kiedy można go stosować?

Zadaniowy system czasu pracy – czym jest i kto może z niego skorzystać?

Zadaniowy czas pracy można wprowadzić, jeśli istnieją ku niemu przesłanki zapisane w k.p.[1]. Dotyczą między innymi:

• rodzaju,
• organizacji,
• miejsca wykonywania pracy.

W zadaniowym systemie pracy, pracodawca wraz z pracownikiem ustalają zakres obowiązków, a także czas potrzebny do ich wykonania. Odbywa się to przy uwzględnieniu norm czasu pracy, jakie są zapisane w k.p.[2]. Zgodnie z nimi, czas pracy pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze nie może przekraczać 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo – w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym.

W związku z tym, pracownikowi powinna zostać przydzielona liczba zadań możliwa do wykonania w określonym czasie. Jeśli otrzyma większą, należy mu się wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych wraz z odpowiednim dodatkiem w wysokości 50% lub 100%.

Zadaniowy system czasu pracy a nadgodziny

W zadaniowym czasie pracy nie obowiązuje standardowa ewidencja czasu pracy, w której pracownik oznacza godzinę przyjścia do pracy i wyjścia z niej. Obowiązkowe jest ewidencjonowanie nieobecności pracownika (np. urlop czy nieobecność związana z niezdolnością do pracy).

Ustalenie nadgodzin może więc okazać się problematyczne dla celów rozliczenia płacowego. W sytuacji gdy ilość lub czasochłonność przydzielonych zadań wykracza poza normy czasu pracy, wynikające z k.p., obie strony umowy powinny uzgodnić, ile dodatkowych godzin potrzeba do wykonania konkretnych zadań. Na tej podstawie pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Wady i zalety tego rozwiązania

Pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie czasu pracy mogą czuć większą odpowiedzialność
i samodzielność za powierzone zadania. Mogą także planować swój dzień, uwzględniając osobiste zobowiązania. Elastyczność tego systemu czasu pracy jest zdecydowanym plusem dla pracowników, którzy mogą pracować w wybranych przez siebie godzinach.

Dla pracodawcy minusem zadaniowego systemu czasu pracy może się okazać rozliczanie pracowników z podstawowych norm czasu pracy. Do plusów zaliczmy jednak brak konieczności:

• bezpośredniej kontrolni nad czasem pracy pracownika (w niektórych przypadkach będzie to wadą),
• ewidencjonowania jego czasu pracy.

Co więcej, przy ustaleniu odpowiedniej liczby zadań dla pracownika minimalizuje się prawdopodobieństwo wystąpienia pracy w godzinach nadliczbowych, a co za tym idzie – konieczności rekompensowania ich w formach czasu wolnego lub wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem.

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące zagadnień czasu pracy, zachęcamy do kontaktu.

[1] art. 140. Kodeksu Pracy

[2] §1 art. 129. Kodeksu Pracy

Aleksandra Kwiatkowska

HR Administration & Payroll Specialist

aleksandra.kwiatkowska@owap.pl

Celem Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) jest promowanie wyrównywania szans osób z niepełnosprawnościami w życiu społecznym. Jego istotnym zadaniem jest utrzymywać miejsca pracy oraz przekazywać dopłaty do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniami o niepełnosprawności. Na jakich zasadach opierają się obowiązkowe wpłaty pracodawców do PFRON?  

Kiedy pracodawca zobowiązany jest do dokonywania wpłat?

Głównym czynnikiem determinującym obowiązek dokonania wpłaty na PFRON jest wielkość zatrudnienia. Pracodawca zobowiązany jest do uiszczania wpłat:

• gdy nie zatrudnia osób z niepełnosprawnościami,
• lub gdy poziom zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jest mniejszy niż 6%, a w danym miesiącu kalendarzowym zatrudnienie wynosi co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty.

Jeżeli pracodawca po raz pierwszy przekroczy zatrudnienie wynoszące co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty, musi dokonać rejestracji w systemie ePFRON.

Jak obliczyć wysokość wpłat do PFRON?

Należność za PFRON jest obliczana poprzez pomnożenie 40,65% przeciętnego wynagrodzenia przez różnicę między wymaganym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami (6%) a faktycznym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale jest ogłaszane przez Prezesa GUS.

Kwotę wpłaty z tytułu nieosiągnięcia 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wylicza się korzystając ze wzoru:

K = 0,4065 * PW * [(ZOG*0,06)-ZON)]

Gdzie:

K – kwota zapłaty,

PW – przeciętne wynagrodzenie,

ZON – stan zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,

ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy[1].

Przykład

Stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy u pracodawcy w grudniu 2024 r. wyniósł 128,52. Pracodawca zatrudniał wówczas 2 osoby w pełnym wymiarze czasu pracy z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Przeciętne wynagrodzenie w badanym miesiącu wyniosło 8 161,62 złotych.

Kwota wpłaty do PFRON to:

K= 0,4065 * 8161,62 * [(128,52*0,06)-2] = 18 948,04 złotych

Pracodawca zobowiązany do uiszczania wpłat do PFRON powinien składać comiesięczne deklaracje DEK-I-0. Termin płatności do PFRON mija 20. dnia miesiąca, po miesiącu, w którym powstał obowiązek dokonania wpłaty.

Przykład: jeśli obowiązek dokonania wpłaty powstał w kwietniu 2025 r., to termin płatności mija 20 maja 2025 r.

Obniżenie wpłat obowiązkowych

Pracodawca może obniżyć wysokość wpłaty poprzez zakup usług lub produktów od uprawnionych firm zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami. W takim przypadku sprzedawca przekazuje kupującemu informację o kwocie obniżenia. Obniżenie wpłaty do PFRON przysługuje w wysokości do 50% wpłaty na PFRON w danym miesiącu.

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące wpłat obowiązkowych do PFRON, zachęcamy do kontaktu.

[1] Wzór zaczerpnięty ze strony PFRON https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/wysokosc-wplat/

Aleksandra Kwiatkowska

HR Administration & Payroll Specialist

aleksandra.kwiatkowska@owap.pl

Zbliżamy się do kolejnego wzrostu płacy minimalnej w Polsce. W 2025 roku ma on nastąpić tylko raz, a ustalona od 1 stycznia kwota ma obowiązywać przez cały rok. Przypomnijmy, że w latach 2023 i 2024 kwota minimalnego wynagrodzenia zmieniała się dwukrotnie w ciągu roku – w styczniu i w lipcu. Nowa płaca minimalna wyniesie więcej niż pierwotnie przewidywano.

Płaca minimalna w 2025 roku

Z rozporządzenia Rady Ministrów[1] wynika, że od 1 stycznia 2025 roku:

• minimalne wynagrodzenie za pracę ma osiągnąć wysokość 4 666 zł;
• minimalna stawka godzinowa ma wynieść 30,50 zł.

Stawki podano w kwocie brutto.

Przedstawiona przez Radę Dialogu Społecznego w połowie 2024 roku propozycja podwyżki wynosiła 4 626 zł dla płacy minimalnej i 30,20 zł dla stawki godzinowej. Ostateczne wartości okazały się większe, co mogło sprawić miłą niespodziankę pracownikom.

W stosunku do drugiej połowy 2024 roku płaca minimalna wzrośnie o 366 zł brutto. Za styczeń 2025 pracownik otrzyma do ręki 3 510,92 zł[2], a więc o 249,39 zł netto więcej. W skali całego roku będzie to więcej o 2 992,68 zł netto.

Zmiana płacy minimalnej a koszt pracodawcy

Wzrost płacy minimalnej oznacza również wzrost kosztów ponoszonych przez pracodawcę:

Jak widać, koszt zatrudnienia pracownika wzrośnie o ponad 440 zł.

Jak naliczyć wynagrodzenie za grudzień 2024 wypłacone w styczniu 2025?

Naliczając wynagrodzenie dla pracownika za grudzień 2024, stosujemy stawkę minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w tym samym roku. Dlatego niezależnie, czy wspomniane wynagrodzenie zostanie wypłacone jeszcze w grudniu 2024, czy już w styczniu 2025, posługujemy się minimalnym wynagrodzeniem w wysokości 4 300,00 zł brutto.

Na co jeszcze wpływa wzrost minimalnego wynagrodzenia?

Oprócz bezpośredniego wpływu na koszt wynagrodzenia, wzrost płacy minimalnej ma również znaczenie dla parametrów, takich jak:

• dodatki do wynagrodzeń – zwiększy się kwota dodatku za pracę w porze nocnej;
• kwoty wolne od potrąceń – wzrost płacy minimalnej przełoży się na wzrost kwot wolnych od potrąceń z wynagrodzenia. Oznacza to, że pracownikowi po potrąceniu zostanie większa kwota „na rękę”;
• odprawy z tytułu zwolnień grupowych – kwota odpraw ograniczona jest do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu – wysokość tego odszkodowania nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie;
• minimalna podstawa wymiaru zasiłku (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego) i świadczenia rehabilitacyjnego – podstawa (brutto) zasiłku nie może być niższa niż płaca minimalna;
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i przestój – w sytuacji przestoju pracownik otrzymuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeśli taki składnik nie został wyodrębniony, to należy mu wypłacić 60% wynagrodzenia. Wartość ta nie może być jednak mniejsza niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Jeśli mają Państwo pytania do tego tematu lub potrzebują wsparcia w zakresie obsługi kadrowo-płacowej swojej firmy – zachęcamy do kontaktu.

[1] Rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2024 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 roku

[2] Wyliczenia z zastosowaniem podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz 1/12 ulgi podatkowej, bez zastosowania innych ulgi podatkowych takich jak ulga dla rodzin 4+, ulga dla młodych, ulga na powrót, bez składek PPK

Patrycja Czuchryta

HR Administration & Payroll Senior Specialist

patrycja.czuchryta@owap.pl

Czas pracy osób zatrudnionych w pełnym wymiarze na podstawie umowy o pracę wynosi 8 godzin na dobę, czyli przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy te normy zostają przekroczone. Kiedy praca w nadgodzinach jest zgodna z prawem i jak należy ją rozliczyć?

Kiedy nadgodziny są zgodne z prawem?

Kodeks pracy[1] mówi o dwóch sytuacjach, w których dopuszczalna jest praca ponad obowiązujące pracownika normy:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, mienia, środowiska albo usunięcia awarii;
• występowanie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Sformułowanie „szczególne potrzeby pracodawcy” jest szerokie, ale w ogólnym ujęciu odnosi się ono do sytuacji nieplanowanych i niezwiązanych z normalnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Z czego składa się wynagrodzenie za godziny nadliczbowe?

Jeśli za pracę w nadgodzinach pracownik nie otrzyma czasu wolnego, to pracodawca powinien wypłacić mu wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Za pracę ponad wymiar pracownikowi należy się normalne wynagrodzenie za pracę oraz dodatek za nadgodziny.

Dodatek za nadgodziny może wynieść:

• 100% normalnego wynagrodzenia za pracę – jeśli nadgodziny przypadają w porze nocnej, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto, a także w przypadku przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (jeśli nie doszło do przekroczenia normy dobowej);
• 50% normalnego wynagrodzenia za pracę – za wykonywanie nadliczbowych godzin pracy w pozostałych przypadkach, które nie zostały nieokreślone w pierwszym punkcie.

W kodeksie pracy nie znajdziemy wyjaśnienia, czym jest normalne wynagrodzenie za pracę. Pojęcie to wyjaśnia jednak wyrok Sądu Najwyższego[2]. Zgodnie z nim normalne wynagrodzenie za pracę obejmuje wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania oraz dodatkowe składniki o charakterze stałym, które pracownik otrzymuje systematycznie. Może to być dodatek funkcyjny, stażowy, za pracę szkodliwą dla zdrowia czy też inne dodatki, które mają charakter stały i nie są uzależnione od konkretnych osiągnięć.

Jak obliczyć wynagrodzenia za nadgodziny?

Obliczając normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, należy przeprowadzić następujące kroki:

1. zsumować stałe składniki wynagrodzenia;
2. podzielić je przez godziny przypadające do przepracowania w danym miesiącu;
3. obliczoną w ten sposób stawkę pomnożyć przez liczbę powstałych nadgodzin.

Trzeba pamiętać, że obliczając dodatek za nadgodziny, bierzemy pod uwagę tylko wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika ze stawki osobistego zaszeregowania (bez dodatków o charakterze stałym). Pracodawca może jednak dobrowolnie zadecydować o stosowaniu rozwiązania korzystniejszego dla pracowników, czyli wliczania dodatków stałych do podstawy dodatku za nadgodziny.

Przykład

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5 000 zł brutto oraz dodatek funkcyjny w wysokości 500 zł brutto. W listopadzie 2024 r. są 152 godziny nominalne. Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00. Na polecenie pracodawcy w dniu 05.11.2024 r. pracownik wykonywał obowiązki służbowe w godzinach 08:00-18:00. Za 2 powstałe nadgodziny nie został udzielony czas wolny.

Normalne wynagrodzenie za nadgodziny:

5 000 zł + 500 zł = 5 500 zł

5 500 zł / 152 [godz.] = 36,18 zł

36,18 zł x 2 [godz.] = 72,36 zł

Dodatek za nadgodziny:

5 000 zł / 152 [godz.] * 50% = 16,45 zł

16,45 zł x 2 [godz.] = 32,90 zł

Łączne wynagrodzenie za nadgodziny wyniesie 105,26 zł (72,36 zł + 32,90 zł).

***

W razie dodatkowych pytań w temacie nadgodzin zapraszamy do kontaktu.

[1] art. 151 § 1 i § 2 Kodeksu pracy

[2] z dnia 15.02.2012 (I PK 156/11)

Ewelina Mańko

HR Administration & Payroll Specialist

ewelina.manko@owap.pl

27 października 2024 roku zmieniamy czas z letniego na zimowy i przestawiamy zegarki o godzinę do tyłu – z 3:00 na 2:00. Dla wielu osób oznacza to dodatkową godzinę snu, ale nie wszyscy będą wtedy wypoczywać. Pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki w porze nocnej, czeka dodatkowa godzina pracy. Jak to wpłynie na czas pracy oraz jego rozliczenie?

Co klasyfikuje się jako praca w porze nocnej?

Pojęcie pracy w porze nocnej regulują przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z nim[1] pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00. W związku z tym w każdej organizacji pora nocna może być zdefiniowana nieco inaczej – pracodawcy w przepisach wewnątrzzakładowych ustalają indywidualny przedział czasowy, który obejmuje 8h i mieści się w kodeksowych ramach godzinowych.

Jak rozliczyć czas pracy w nocy z 26 na 27 października 2024?

Jeśli osoba wykonująca swoje obowiązki w porze nocnej pracuje podczas zmiany czasu na zimowy, to wyrabia godzinę więcej. Rozliczenie takiej sytuacji ma odzwierciedlenie przede wszystkim w wysokości wynagrodzenia pracownika.

Przykładowo, jeśli harmonogram zmiany nocnej zatrudnionego na pełnym etacie obejmuje wykonywanie pracy między godziną 23:00 a 7:00 (a zatem kodeksowe 8 godzin), to przy przestawianiu zegarków nastąpi przekroczenie dobowej normy czasu pracy. Za to przekroczenie należy wypłacić normalne wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Tak zwane nadgodziny można również zrekompensować czasem wolnym. Wtedy pracownikowi wypłacamy jedynie wynagrodzenie należne za czas przepracowany bez dodatku za powstałą nadgodzinę.

Dodatek nie tylko za nadgodziny

Warto pamiętać, że pracę w porze nocnej rozlicza się nieco inaczej nie tylko podczas zmiany czasu. Za pełnienie obowiązków nocą pracownikowi zawsze należy się dodatek. Pracodawcy, którzy zatrudniają osoby w porze nocnej, powinni mieć na uwadze, że:

„Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.”^[1].

W praktyce oznacza to, że przy wyliczaniu dodatku za pracę w porze nocnej należy podzielić obowiązującą stawkę minimalnego miesięcznego wynagrodzenia przez nominalny do przepracowania czas w danym miesiącu. Następnie z powstałej stawki godzinowej trzeba obliczyć 20% – wynik tego działania będzie wysokością dodatku, który należy przyznać pracownikowi za każdą przepracowaną godzinę w porze nocnej.

Przykład obliczeń dodatku za pracę w porze nocnej dla osoby wykonującej obowiązki w październiku bieżącego roku:

4 300 zł / 184 [godz.] = 23,37 zł

23,37 zł * 20% = 4,67 zł

Wracając zatem do analizowanego wyżej przypadku wynagrodzenia za pracę w nocy z 26 na 27 października 2024 r., trzeba pamiętać, że za tę zmianę pracownik powinien otrzymać dodatek nocny w wysokości 42,03 zł (4,67 zł x 9 h wykonywania pracy w porze nocnej).

***

W razie jakichkolwiek trudności z wyliczeniem prawidłowego wynagrodzenia za pracę w porze nocnej lub innych pytań związanych z obszarem księgowości zachęcamy do kontaktu.

[1] art. 151⁷ § 1

Magdalena Dzierga

HR Administration & Payroll Specialist

magdalena.dzierga@owap.pl

Zwolnienie spowodowane „siłą wyższą” zostało wprowadzone 26 kwietnia 2023 r., a jego celem było zapewnienie pracownikom możliwości usprawiedliwienia nagłych nieobecności z tytułu pilnych spraw rodzinnych, spowodowanych chorobami lub wypadkami. Zgodnie z postanowieniem ZUS-u tego typu zwolnienie wliczane było do świadczeń chorobowych. Sposób liczenia budził liczne wątpliwości i ostatecznie doprowadziło to do zmiany stanowiska organu. Jak prezentuje się ono teraz? 

Co zakłada nowe stanowisko ZUS?

ZUS po raz kolejny zmienił stanowisko na temat sposobu uwzględniania nieobecności spowodowanej „siłą wyższą”. Sposób wliczania tego rodzaju zwolnień do świadczeń chorobowych od początku budził wątpliwości. Jedną z przyczyn było to, że dawał on pracownikowi prawo do połowy wynagrodzenia.

W efekcie na początku sierpnia bieżącego roku ZUS zmienił swoje stanowisko z 20 marca 2024 r. Nowe podejście organu opiera się na tzw. ustawie zasiłkowej[1], która zakłada, że „jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (a przepracował minimum połowę miesiąca) przy obliczaniu podstawy wymiaru przyjmuje się po uzupełnieniu.”.

Innymi słowy, jeśli wliczamy do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych miesiąc, za który wynagrodzenie wymaga uzupełnienia, a pracownik otrzymał jednocześnie wynagrodzenie stałe, zmienne oraz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczone łącznie ze zmiennymi składnikami, to wynagrodzenie należy w całości potraktować jako zmienne.

Oznacza to, że należy je w całości uzupełnić za dni usprawiedliwionej nieobecności. Jest to o tyle istotne, że w poprzednim stanowisku ZUS wskazywał jedynie o konieczności uzupełniania zmiennych składników wynagrodzenia.

Jak obliczyć podstawę wymiaru świadczeń chorobowych? Przykład

Pracownik zatrudniony ze stałym wynagrodzeniem 5 200 zł brutto zachorował we wrześniu, a w sierpniu korzystał z jednodniowego zwolnienia z pracy z tytułu siły wyższej.

Pracownik przepracował w sierpniu 20 dni. Otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4 952,38 zł oraz zmienne wynagrodzenie urlopowe w kwocie 250 zł. 

Obliczenia:
(4 952, 38 zł  + 250 zł ) : 20 = 260,12 zł – stawka dzienna wynagrodzenia
260,12 x 21 = 5 462,50 zł – uzupełnione wynagrodzenie 
5 462,50  zł – (260,12 zł * 50%) = 5 332,44 zł – wynagrodzenie, które powinno zostać przyjęte do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

W razie dodatkowych pytań w tym temacie zapraszamy do kontaktu.

[1] art. 38 ust. 2 ustawy z dn. 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa

Aneta Wróbel

HR Administration & Payroll Team Leader

aneta.wrobel@owap.pl

Jest nam bardzo miło poinformować, że nasz zespół kadrowo-płacowy zajął II miejsce w ogólnopolskim konkursie HR & Payroll Master 2024. Sama inicjatywa cieszy nas tym bardziej, że w tej branży brakuje rankingów, które promują najlepsze praktyki w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi i płacami oraz doceniają profesjonalizm i zaangażowanie specjalistów.

Nasz zespół wziął udział w kategorii Mistrzowska Usługa Kadrowo-Płacowa, a sam konkurs składał się z trzech etapów. Pierwszy miał formę quizu, w którym sprawdzana była ogólna znajomość przepisów prawa pracy, prawa podatkowego oraz ubezpieczeń społecznych. Drugi etap zawierał pytania związane z konkretnymi przypadkami, dotyczącymi doradztwa z zakresu kadrowo-płacowego.

Najważniejszą – z naszej perspektywy – była ostatnia część zmagań o wygraną. Bazowała na opiniach od naszych klientów, którzy wypełniali ankiety satysfakcji. Oceniali oni wiedzę merytoryczną, elastyczność, poziom obsługi oraz jakość bieżącego wsparcia w obszarze kadr i płac. Między innymi dzięki tym opiniom udało nam się zakwalifikować do finału, a następnie znaleźć na podium. Bardzo dziękujemy wszystkim klientom, którzy przekazali swoje pozytywne oceny!

Wyniki konkursu ogłoszono podczas uroczystej gali, która towarzyszyła konferencji HR Kadry, Płace ’24 Wyzwania i trendy. Organizatorem konkursu był HR na Szpilkach, który pod przewodnictwem Moniki Smulewicz zrzesza i edukuje społeczność specjalistów z branży HR, a także kadr i płac.

W konkursie wzięły udział ekspertki z zespołu kadrowo-płacowego, Joanna Szafran, Aneta Wróbel i Patrycja Czuchryta. Udział w zmaganiach komentuje Joanna: Ogromnie cieszymy się z drugiego miejsca. Jesteśmy, w szczególności, dumne z okazanego przez naszych klientów zaufania, które miało swoje odzwierciadlenie w ankietach satysfakcji. Co prawda w konkursie brałyśmy udział jako 3-osobowa reprezentacja, ale klienci oceniali pracę nas wszystkich. Wobec tego to sukces całego zespołu i bardzo się cieszę, że jestem jego częścią!

Patrycja dodaje: Konferencja HR Kadry, Płace ’24 była bardzo inspirującym wydarzeniem, na którym miałyśmy okazję wysłuchać ciekawych i często zaciętych dyskusji na bardzo aktualne tematy HR-owe. Jestem ogromnie dumna z całego, 10-osobowego teamu, który został doceniony przez klientów w ankietach satysfakcji. Nasze zaangażowanie i jakość współpracy zostały ocenione bardzo wysoko, co w połączeniu z wynikami z testów wiedzy kadrowo-płacowej, pozwoliło nam zająć 2 miejsce w Polsce – w kategorii Mistrzowska Usługa Kadrowo-Płacowa!

Gratulujemy całemu zespołowi!