Celem Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) jest promowanie wyrównywania szans osób z niepełnosprawnościami w życiu społecznym. Jego istotnym zadaniem jest utrzymywać miejsca pracy oraz przekazywać dopłaty do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniami o niepełnosprawności. Na jakich zasadach opierają się obowiązkowe wpłaty pracodawców do PFRON?  

Kiedy pracodawca zobowiązany jest do dokonywania wpłat?

Głównym czynnikiem determinującym obowiązek dokonania wpłaty na PFRON jest wielkość zatrudnienia. Pracodawca zobowiązany jest do uiszczania wpłat:

• gdy nie zatrudnia osób z niepełnosprawnościami,
• lub gdy poziom zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jest mniejszy niż 6%, a w danym miesiącu kalendarzowym zatrudnienie wynosi co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty.

Jeżeli pracodawca po raz pierwszy przekroczy zatrudnienie wynoszące co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty, musi dokonać rejestracji w systemie ePFRON.

Jak obliczyć wysokość wpłat do PFRON?

Należność za PFRON jest obliczana poprzez pomnożenie 40,65% przeciętnego wynagrodzenia przez różnicę między wymaganym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami (6%) a faktycznym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale jest ogłaszane przez Prezesa GUS.

Kwotę wpłaty z tytułu nieosiągnięcia 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wylicza się korzystając ze wzoru:

K = 0,4065 * PW * [(ZOG*0,06)-ZON)]

Gdzie:

K – kwota zapłaty,

PW – przeciętne wynagrodzenie,

ZON – stan zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,

ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy[1].

Przykład

Stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy u pracodawcy w grudniu 2024 r. wyniósł 128,52. Pracodawca zatrudniał wówczas 2 osoby w pełnym wymiarze czasu pracy z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Przeciętne wynagrodzenie w badanym miesiącu wyniosło 8 161,62 złotych.

Kwota wpłaty do PFRON to:

K= 0,4065 * 8161,62 * [(128,52*0,06)-2] = 18 948,04 złotych

Pracodawca zobowiązany do uiszczania wpłat do PFRON powinien składać comiesięczne deklaracje DEK-I-0. Termin płatności do PFRON mija 20. dnia miesiąca, po miesiącu, w którym powstał obowiązek dokonania wpłaty.

Przykład: jeśli obowiązek dokonania wpłaty powstał w kwietniu 2025 r., to termin płatności mija 20 maja 2025 r.

Obniżenie wpłat obowiązkowych

Pracodawca może obniżyć wysokość wpłaty poprzez zakup usług lub produktów od uprawnionych firm zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami. W takim przypadku sprzedawca przekazuje kupującemu informację o kwocie obniżenia. Obniżenie wpłaty do PFRON przysługuje w wysokości do 50% wpłaty na PFRON w danym miesiącu.

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące wpłat obowiązkowych do PFRON, zachęcamy do kontaktu.

[1] Wzór zaczerpnięty ze strony PFRON https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/wysokosc-wplat/

Aleksandra Kwiatkowska

HR Administration & Payroll Specialist

aleksandra.kwiatkowska@owap.pl

Zbliżamy się do kolejnego wzrostu płacy minimalnej w Polsce. W 2025 roku ma on nastąpić tylko raz, a ustalona od 1 stycznia kwota ma obowiązywać przez cały rok. Przypomnijmy, że w latach 2023 i 2024 kwota minimalnego wynagrodzenia zmieniała się dwukrotnie w ciągu roku – w styczniu i w lipcu. Nowa płaca minimalna wyniesie więcej niż pierwotnie przewidywano.

Płaca minimalna w 2025 roku

Z rozporządzenia Rady Ministrów[1] wynika, że od 1 stycznia 2025 roku:

• minimalne wynagrodzenie za pracę ma osiągnąć wysokość 4 666 zł;
• minimalna stawka godzinowa ma wynieść 30,50 zł.

Stawki podano w kwocie brutto.

Przedstawiona przez Radę Dialogu Społecznego w połowie 2024 roku propozycja podwyżki wynosiła 4 626 zł dla płacy minimalnej i 30,20 zł dla stawki godzinowej. Ostateczne wartości okazały się większe, co mogło sprawić miłą niespodziankę pracownikom.

W stosunku do drugiej połowy 2024 roku płaca minimalna wzrośnie o 366 zł brutto. Za styczeń 2025 pracownik otrzyma do ręki 3 510,92 zł[2], a więc o 249,39 zł netto więcej. W skali całego roku będzie to więcej o 2 992,68 zł netto.

Zmiana płacy minimalnej a koszt pracodawcy

Wzrost płacy minimalnej oznacza również wzrost kosztów ponoszonych przez pracodawcę:

Jak widać, koszt zatrudnienia pracownika wzrośnie o ponad 440 zł.

Jak naliczyć wynagrodzenie za grudzień 2024 wypłacone w styczniu 2025?

Naliczając wynagrodzenie dla pracownika za grudzień 2024, stosujemy stawkę minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w tym samym roku. Dlatego niezależnie, czy wspomniane wynagrodzenie zostanie wypłacone jeszcze w grudniu 2024, czy już w styczniu 2025, posługujemy się minimalnym wynagrodzeniem w wysokości 4 300,00 zł brutto.

Na co jeszcze wpływa wzrost minimalnego wynagrodzenia?

Oprócz bezpośredniego wpływu na koszt wynagrodzenia, wzrost płacy minimalnej ma również znaczenie dla parametrów, takich jak:

• dodatki do wynagrodzeń – zwiększy się kwota dodatku za pracę w porze nocnej;
• kwoty wolne od potrąceń – wzrost płacy minimalnej przełoży się na wzrost kwot wolnych od potrąceń z wynagrodzenia. Oznacza to, że pracownikowi po potrąceniu zostanie większa kwota „na rękę”;
• odprawy z tytułu zwolnień grupowych – kwota odpraw ograniczona jest do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu – wysokość tego odszkodowania nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie;
• minimalna podstawa wymiaru zasiłku (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego) i świadczenia rehabilitacyjnego – podstawa (brutto) zasiłku nie może być niższa niż płaca minimalna;
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i przestój – w sytuacji przestoju pracownik otrzymuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeśli taki składnik nie został wyodrębniony, to należy mu wypłacić 60% wynagrodzenia. Wartość ta nie może być jednak mniejsza niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Jeśli mają Państwo pytania do tego tematu lub potrzebują wsparcia w zakresie obsługi kadrowo-płacowej swojej firmy – zachęcamy do kontaktu.

[1] Rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2024 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 roku

[2] Wyliczenia z zastosowaniem podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz 1/12 ulgi podatkowej, bez zastosowania innych ulgi podatkowych takich jak ulga dla rodzin 4+, ulga dla młodych, ulga na powrót, bez składek PPK

Patrycja Czuchryta

HR Administration & Payroll Senior Specialist

patrycja.czuchryta@owap.pl

Czas pracy osób zatrudnionych w pełnym wymiarze na podstawie umowy o pracę wynosi 8 godzin na dobę, czyli przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy te normy zostają przekroczone. Kiedy praca w nadgodzinach jest zgodna z prawem i jak należy ją rozliczyć?

Kiedy nadgodziny są zgodne z prawem?

Kodeks pracy[1] mówi o dwóch sytuacjach, w których dopuszczalna jest praca ponad obowiązujące pracownika normy:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, mienia, środowiska albo usunięcia awarii;
• występowanie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Sformułowanie „szczególne potrzeby pracodawcy” jest szerokie, ale w ogólnym ujęciu odnosi się ono do sytuacji nieplanowanych i niezwiązanych z normalnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Z czego składa się wynagrodzenie za godziny nadliczbowe?

Jeśli za pracę w nadgodzinach pracownik nie otrzyma czasu wolnego, to pracodawca powinien wypłacić mu wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Za pracę ponad wymiar pracownikowi należy się normalne wynagrodzenie za pracę oraz dodatek za nadgodziny.

Dodatek za nadgodziny może wynieść:

• 100% normalnego wynagrodzenia za pracę – jeśli nadgodziny przypadają w porze nocnej, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto, a także w przypadku przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (jeśli nie doszło do przekroczenia normy dobowej);
• 50% normalnego wynagrodzenia za pracę – za wykonywanie nadliczbowych godzin pracy w pozostałych przypadkach, które nie zostały nieokreślone w pierwszym punkcie.

W kodeksie pracy nie znajdziemy wyjaśnienia, czym jest normalne wynagrodzenie za pracę. Pojęcie to wyjaśnia jednak wyrok Sądu Najwyższego[2]. Zgodnie z nim normalne wynagrodzenie za pracę obejmuje wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania oraz dodatkowe składniki o charakterze stałym, które pracownik otrzymuje systematycznie. Może to być dodatek funkcyjny, stażowy, za pracę szkodliwą dla zdrowia czy też inne dodatki, które mają charakter stały i nie są uzależnione od konkretnych osiągnięć.

Jak obliczyć wynagrodzenia za nadgodziny?

Obliczając normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, należy przeprowadzić następujące kroki:

1. zsumować stałe składniki wynagrodzenia;
2. podzielić je przez godziny przypadające do przepracowania w danym miesiącu;
3. obliczoną w ten sposób stawkę pomnożyć przez liczbę powstałych nadgodzin.

Trzeba pamiętać, że obliczając dodatek za nadgodziny, bierzemy pod uwagę tylko wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika ze stawki osobistego zaszeregowania (bez dodatków o charakterze stałym). Pracodawca może jednak dobrowolnie zadecydować o stosowaniu rozwiązania korzystniejszego dla pracowników, czyli wliczania dodatków stałych do podstawy dodatku za nadgodziny.

Przykład

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5 000 zł brutto oraz dodatek funkcyjny w wysokości 500 zł brutto. W listopadzie 2024 r. są 152 godziny nominalne. Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00. Na polecenie pracodawcy w dniu 05.11.2024 r. pracownik wykonywał obowiązki służbowe w godzinach 08:00-18:00. Za 2 powstałe nadgodziny nie został udzielony czas wolny.

Normalne wynagrodzenie za nadgodziny:

5 000 zł + 500 zł = 5 500 zł

5 500 zł / 152 [godz.] = 36,18 zł

36,18 zł x 2 [godz.] = 72,36 zł

Dodatek za nadgodziny:

5 000 zł / 152 [godz.] * 50% = 16,45 zł

16,45 zł x 2 [godz.] = 32,90 zł

Łączne wynagrodzenie za nadgodziny wyniesie 105,26 zł (72,36 zł + 32,90 zł).

***

W razie dodatkowych pytań w temacie nadgodzin zapraszamy do kontaktu.

[1] art. 151 § 1 i § 2 Kodeksu pracy

[2] z dnia 15.02.2012 (I PK 156/11)

Ewelina Mańko

HR Administration & Payroll Specialist

ewelina.manko@owap.pl

27 października 2024 roku zmieniamy czas z letniego na zimowy i przestawiamy zegarki o godzinę do tyłu – z 3:00 na 2:00. Dla wielu osób oznacza to dodatkową godzinę snu, ale nie wszyscy będą wtedy wypoczywać. Pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki w porze nocnej, czeka dodatkowa godzina pracy. Jak to wpłynie na czas pracy oraz jego rozliczenie?

Co klasyfikuje się jako praca w porze nocnej?

Pojęcie pracy w porze nocnej regulują przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z nim[1] pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00. W związku z tym w każdej organizacji pora nocna może być zdefiniowana nieco inaczej – pracodawcy w przepisach wewnątrzzakładowych ustalają indywidualny przedział czasowy, który obejmuje 8h i mieści się w kodeksowych ramach godzinowych.

Jak rozliczyć czas pracy w nocy z 26 na 27 października 2024?

Jeśli osoba wykonująca swoje obowiązki w porze nocnej pracuje podczas zmiany czasu na zimowy, to wyrabia godzinę więcej. Rozliczenie takiej sytuacji ma odzwierciedlenie przede wszystkim w wysokości wynagrodzenia pracownika.

Przykładowo, jeśli harmonogram zmiany nocnej zatrudnionego na pełnym etacie obejmuje wykonywanie pracy między godziną 23:00 a 7:00 (a zatem kodeksowe 8 godzin), to przy przestawianiu zegarków nastąpi przekroczenie dobowej normy czasu pracy. Za to przekroczenie należy wypłacić normalne wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Tak zwane nadgodziny można również zrekompensować czasem wolnym. Wtedy pracownikowi wypłacamy jedynie wynagrodzenie należne za czas przepracowany bez dodatku za powstałą nadgodzinę.

Dodatek nie tylko za nadgodziny

Warto pamiętać, że pracę w porze nocnej rozlicza się nieco inaczej nie tylko podczas zmiany czasu. Za pełnienie obowiązków nocą pracownikowi zawsze należy się dodatek. Pracodawcy, którzy zatrudniają osoby w porze nocnej, powinni mieć na uwadze, że:

„Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.”^[1].

W praktyce oznacza to, że przy wyliczaniu dodatku za pracę w porze nocnej należy podzielić obowiązującą stawkę minimalnego miesięcznego wynagrodzenia przez nominalny do przepracowania czas w danym miesiącu. Następnie z powstałej stawki godzinowej trzeba obliczyć 20% – wynik tego działania będzie wysokością dodatku, który należy przyznać pracownikowi za każdą przepracowaną godzinę w porze nocnej.

Przykład obliczeń dodatku za pracę w porze nocnej dla osoby wykonującej obowiązki w październiku bieżącego roku:

4 300 zł / 184 [godz.] = 23,37 zł

23,37 zł * 20% = 4,67 zł

Wracając zatem do analizowanego wyżej przypadku wynagrodzenia za pracę w nocy z 26 na 27 października 2024 r., trzeba pamiętać, że za tę zmianę pracownik powinien otrzymać dodatek nocny w wysokości 42,03 zł (4,67 zł x 9 h wykonywania pracy w porze nocnej).

***

W razie jakichkolwiek trudności z wyliczeniem prawidłowego wynagrodzenia za pracę w porze nocnej lub innych pytań związanych z obszarem księgowości zachęcamy do kontaktu.

[1] art. 151⁷ § 1

Magdalena Dzierga

HR Administration & Payroll Specialist

magdalena.dzierga@owap.pl

Zwolnienie spowodowane „siłą wyższą” zostało wprowadzone 26 kwietnia 2023 r., a jego celem było zapewnienie pracownikom możliwości usprawiedliwienia nagłych nieobecności z tytułu pilnych spraw rodzinnych, spowodowanych chorobami lub wypadkami. Zgodnie z postanowieniem ZUS-u tego typu zwolnienie wliczane było do świadczeń chorobowych. Sposób liczenia budził liczne wątpliwości i ostatecznie doprowadziło to do zmiany stanowiska organu. Jak prezentuje się ono teraz? 

Co zakłada nowe stanowisko ZUS?

ZUS po raz kolejny zmienił stanowisko na temat sposobu uwzględniania nieobecności spowodowanej „siłą wyższą”. Sposób wliczania tego rodzaju zwolnień do świadczeń chorobowych od początku budził wątpliwości. Jedną z przyczyn było to, że dawał on pracownikowi prawo do połowy wynagrodzenia.

W efekcie na początku sierpnia bieżącego roku ZUS zmienił swoje stanowisko z 20 marca 2024 r. Nowe podejście organu opiera się na tzw. ustawie zasiłkowej[1], która zakłada, że „jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (a przepracował minimum połowę miesiąca) przy obliczaniu podstawy wymiaru przyjmuje się po uzupełnieniu.”.

Innymi słowy, jeśli wliczamy do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych miesiąc, za który wynagrodzenie wymaga uzupełnienia, a pracownik otrzymał jednocześnie wynagrodzenie stałe, zmienne oraz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczone łącznie ze zmiennymi składnikami, to wynagrodzenie należy w całości potraktować jako zmienne.

Oznacza to, że należy je w całości uzupełnić za dni usprawiedliwionej nieobecności. Jest to o tyle istotne, że w poprzednim stanowisku ZUS wskazywał jedynie o konieczności uzupełniania zmiennych składników wynagrodzenia.

Jak obliczyć podstawę wymiaru świadczeń chorobowych? Przykład

Pracownik zatrudniony ze stałym wynagrodzeniem 5 200 zł brutto zachorował we wrześniu, a w sierpniu korzystał z jednodniowego zwolnienia z pracy z tytułu siły wyższej.

Pracownik przepracował w sierpniu 20 dni. Otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4 952,38 zł oraz zmienne wynagrodzenie urlopowe w kwocie 250 zł. 

Obliczenia:
(4 952, 38 zł  + 250 zł ) : 20 = 260,12 zł – stawka dzienna wynagrodzenia
260,12 x 21 = 5 462,50 zł – uzupełnione wynagrodzenie 
5 462,50  zł – (260,12 zł * 50%) = 5 332,44 zł – wynagrodzenie, które powinno zostać przyjęte do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

W razie dodatkowych pytań w tym temacie zapraszamy do kontaktu.

[1] art. 38 ust. 2 ustawy z dn. 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa

Aneta Wróbel

HR Administration & Payroll Team Leader

aneta.wrobel@owap.pl

Jest nam bardzo miło poinformować, że nasz zespół kadrowo-płacowy zajął II miejsce w ogólnopolskim konkursie HR & Payroll Master 2024. Sama inicjatywa cieszy nas tym bardziej, że w tej branży brakuje rankingów, które promują najlepsze praktyki w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi i płacami oraz doceniają profesjonalizm i zaangażowanie specjalistów.

Nasz zespół wziął udział w kategorii Mistrzowska Usługa Kadrowo-Płacowa, a sam konkurs składał się z trzech etapów. Pierwszy miał formę quizu, w którym sprawdzana była ogólna znajomość przepisów prawa pracy, prawa podatkowego oraz ubezpieczeń społecznych. Drugi etap zawierał pytania związane z konkretnymi przypadkami, dotyczącymi doradztwa z zakresu kadrowo-płacowego.

Najważniejszą – z naszej perspektywy – była ostatnia część zmagań o wygraną. Bazowała na opiniach od naszych klientów, którzy wypełniali ankiety satysfakcji. Oceniali oni wiedzę merytoryczną, elastyczność, poziom obsługi oraz jakość bieżącego wsparcia w obszarze kadr i płac. Między innymi dzięki tym opiniom udało nam się zakwalifikować do finału, a następnie znaleźć na podium. Bardzo dziękujemy wszystkim klientom, którzy przekazali swoje pozytywne oceny!

Wyniki konkursu ogłoszono podczas uroczystej gali, która towarzyszyła konferencji HR Kadry, Płace ’24 Wyzwania i trendy. Organizatorem konkursu był HR na Szpilkach, który pod przewodnictwem Moniki Smulewicz zrzesza i edukuje społeczność specjalistów z branży HR, a także kadr i płac.

W konkursie wzięły udział ekspertki z zespołu kadrowo-płacowego, Joanna Szafran, Aneta Wróbel i Patrycja Czuchryta. Udział w zmaganiach komentuje Joanna: Ogromnie cieszymy się z drugiego miejsca. Jesteśmy, w szczególności, dumne z okazanego przez naszych klientów zaufania, które miało swoje odzwierciadlenie w ankietach satysfakcji. Co prawda w konkursie brałyśmy udział jako 3-osobowa reprezentacja, ale klienci oceniali pracę nas wszystkich. Wobec tego to sukces całego zespołu i bardzo się cieszę, że jestem jego częścią!

Patrycja dodaje: Konferencja HR Kadry, Płace ’24 była bardzo inspirującym wydarzeniem, na którym miałyśmy okazję wysłuchać ciekawych i często zaciętych dyskusji na bardzo aktualne tematy HR-owe. Jestem ogromnie dumna z całego, 10-osobowego teamu, który został doceniony przez klientów w ankietach satysfakcji. Nasze zaangażowanie i jakość współpracy zostały ocenione bardzo wysoko, co w połączeniu z wynikami z testów wiedzy kadrowo-płacowej, pozwoliło nam zająć 2 miejsce w Polsce – w kategorii Mistrzowska Usługa Kadrowo-Płacowa!

Gratulujemy całemu zespołowi!

Choć od 1 lipca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe, wciąż wielu przedsiębiorców nie ma pełnej wiedzy, z czym będzie się to dla nich wiązało. Tymczasem już teraz warto przygotować się na nadchodzące nowe rozwiązania w księgowości.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie dość wymagającym wyzwaniem. Konieczna stanie się bowiem modyfikacja sposobu obiegu dokumentów oraz przesyłania e-Faktur do klientów czy przyjmowania ich od kontrahentów. Pociągnie to za sobą również duże zmiany w ich systemach księgowych i informatycznych.

To warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur

• 1 lipca 2024 roku – najpóźniej tego dnia czynni podatnicy VAT będą musieli skorzystać z systemu po raz pierwszy.
• Podatnicy zwolnieni z VAT również nie unikną wejścia do KSeF. Choć nie będą musieli wystawiać faktur sprzedaży, to będą tą drogą odbierać faktury zakupu. E-Faktury będą oznaczone kodem QR, umożliwiającym sprawdzenie wiarygodności dokumentu. KSeF w zakresie faktur sprzedaży stanie się dla nich obligatoryjny od 1 stycznia 2025 roku.
• Nie będzie już faktur papierowych. Wystawiane będą jedynie dokumenty w formie elektronicznej (format XML), tzw. faktury ustrukturyzowane.
• Data przesłania faktury do KSeF będzie jednoznaczna z datą jej wystawienia. Istotne jest zatem odpowiednie zaplanowanie prac w systemie, by ewentualne odrzucenie faktury przez KSeF podczas analizy i kontroli poprawności nie wpłynęło na prawidłowość fakturowania.
• W momencie odebrania faktury przez KSeF, otrzyma ona unikalny numer, składający się z 32 znaków. Będzie on też widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym. Nie jest on jednak tożsamy z numerem faktury nadawanym przez podatnika.
• Nie będzie konieczności przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych. Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur urząd skarbowy będzie mógł w łatwiejszy sposób przeprowadzać zdalne kontrole dotyczące działalności przedsiębiorstw. Ministerstwo Finansów będzie bowiem dysponowało kompleksową wiedzą na temat sprzedaży objętej KSeF.
• Faktury ustrukturyzowane będą mogły być wystawiane jedynie przez osoby do tego uprawnione. System dopuszcza wyznaczenie przez osoby prawne jednego przedstawiciela (zgłasza się go za pośrednictwem druku ZAW-FA), który będzie nadawał takie uprawnienia (konieczność posiadania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego).
• Załączniki do e-Faktur będzie można przesłać jedynie poza KSeF, np. drogą mailową.
• E-Faktury będą archiwizowane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
• System KSeF skróci czas konieczny do otrzymania zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
• Nie będzie już konieczne dopełnianie żadnych formalności z kontrahentem w zakresie wystawiania faktur korygujących. E-Faktur nie będzie można korygować za pośrednictwem noty korygującej. System obliguje do wystawienia faktury korygującej.
• KSeF nie obejmuje faktur B2C.

W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z działaniem Krajowego Systemu e-Faktur – szczególnie w działach księgowych – zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem.

Paulina Pawelec
Accountant
paulina.pawelec@ow-accountingpayroll.pl

Agata Zięba
Accounting Manager
agata.zieba@ow-accountingpayroll.pl

Z ogromną radością dzielimy się informacją, że w tym tygodniu nasze szeregi wzmocniła Sylwia Piechna – ekspertka w dziedzinie finansów, księgowości, audytu i compliance, która objęła funkcję  Dyrektor Zarządzającej GOBS.

Sylwia zdobywała doświadczenie w międzynarodowych korporacjach – zarówno w Polsce, jak i za granicą. W tym czasie zajmowała się m.in. przygotowywaniem i prowadzeniem audytów sprawozdań finansowych firm międzynarodowych, raportujących zgodnie ze standardami IFRS i US GAAP.

Przez wiele lat koordynowała również pracę zespołu księgowych w centrum usług wspólnych, a następnie pełniła funkcję Senior Manager audytu wewnętrznego.

O dołączeniu Sylwii do GOBS wypowiedział się Rafał Olesiński, partner zarządzający Olesiński i Wspólnicy, spółki z Grupy OW: Sylwia łączy nie tylko kompetencje i doświadczenie, ale i rzadko spotykaną w biznesie uważność i zrozumienie potrzeb interesariuszy. Mam na myśli nie tylko klientów, lecz także wszystkich, z którymi współpracuje. Bardzo się cieszę, że Sylwia dołącza do naszego Zespołu!

Będziemy korzystać z kompetencji i doświadczeń Sylwii w zakresie planowania i organizacji procesów biznesowych naszych klientów. Liczymy również na to, że szerokie spojrzenie biznesowe Sylwii pozwoli na jeszcze lepszą integrację usług GOBS z usługami pozostałych spółek grupy OW, zapewniając tym samym kompleksowe wsparcie dla naszych klientów. – dodaje Tomasz Gałka, członek zarządu GOBS.

Sylwia jest absolwentką Uniwersytetu Warszawskiego na kierunku Bankowość i finanse oraz międzynarodowych studiów Association of Chartered Certified Accountants.

Więcej informacji o doświadczeniu Sylwii znajduje się tutaj.

Dobre wiadomości dla wielu małych przedsiębiorców, którzy w 2023 roku korzystają z ulgi Mały ZUS Plus. Od 1 sierpnia 2023 roku mają prawo do jej przedłużenia o kolejne 12 miesięcy. Dotychczas mogli oni płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne jedynie przez trzy lata. Teraz okres ten został wydłużony do czterech lat. 

Ulga Mały ZUS Plus tylko dla najmniejszych

Mały ZUS Plus to ulga w składkach na ubezpieczenie społeczne dla przedsiębiorców o najmniejszych dochodach, która obowiązuje od 2020 roku. Ma charakter okresowy – przedsiębiorca może z niej skorzystać przez 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej. Do tego konieczne jest spełnienie dwóch ważnych warunków:

1. przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez cały poprzedni rok kalendarzowy nie mogą przekroczyć 120 000 zł,
2. przedsiębiorca prowadził działalność w poprzednim roku przez co najmniej 60 dni.

Trzeba też w odpowiednim terminie zgłosić się do do tej ulgi w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z przepisami jest to 7 dni dla osób, które nabywają prawo do ulgi w trakcie roku, albo cały styczeń dla osób, które chcą skorzystać z ulgi od początku roku. Przekroczenie 7-dniowego terminu oznacza dla przedsiębiorcy brak możliwości skorzystania z ulgi Mały ZUS Plus w danym roku.

Dodatkowa ulga Mały ZUS Plus

Aby przedłużyć ulgę o kolejne 12 miesięcy, przedsiębiorca musi korzystać z Małego ZUS Plus przynajmniej przez 1 miesiąc w 2023 roku. Przedsiębiorcy, którzy zakończyli opłacanie niższych składek w 2022 roku, nie będą mogli skorzystać z nowego rozwiązania.

ZUS automatycznie doliczy dodatkowe 12 miesięcy ulgi przedsiębiorcom, którym:

1. w sierpniu 2023 r. nie skończyło się 36 miesięcy korzystania z Małego ZUS Plus;
2. w lipcu 2023 r. skończyło się 36 miesięcy korzystania z Małego ZUS Plus.

Nie muszą oni dokonywać dodatkowych formalności.

Natomiast przedsiębiorcy, którym w pierwszej połowie 2023 roku skończył się Mały ZUS Plus, aby móc przedłużyć ulgę, powinni zgłosić się do ubezpieczeń z właściwym kodem najpóźniej do 31 grudnia 2023 roku. Jeśli tego nie zrobią, stracą prawo do przedłużenia ulgi.

Mały ZUS Plus nie dla każdego

Z Małego ZUS Plus nie skorzystają również przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na karcie podatkowej i jednocześnie korzystają ze zwolnienia z VAT.

Niższych składek ZUS nie mogą też płacić osoby, które podlegały ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu także z tytułu innej pozarolniczej działalności gospodarczej (np. jako wspólnik spółki jawnej) lub wykonują w ramach prowadzenia swojej firmy te same zadania, które wykonywali dla byłego lub obecnego pracodawcy – jako jego pracownik w obecnym lub poprzednim roku kalendarzowym.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie ulgi Mały ZUS Plus, zachęcamy do kontaktu!

Agnieszka Kulak
HR Administration & Payroll Manager
agnieszka.kulak@ow-accountingpayroll.pl