Choć od 1 lipca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe, wciąż wielu przedsiębiorców nie ma pełnej wiedzy, z czym będzie się to dla nich wiązało. Tymczasem już teraz warto przygotować się na nadchodzące nowe rozwiązania w księgowości.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie dość wymagającym wyzwaniem. Konieczna stanie się bowiem modyfikacja sposobu obiegu dokumentów oraz przesyłania e-Faktur do klientów czy przyjmowania ich od kontrahentów. Pociągnie to za sobą również duże zmiany w ich systemach księgowych i informatycznych.

To warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur

• 1 lipca 2024 roku – najpóźniej tego dnia czynni podatnicy VAT będą musieli skorzystać z systemu po raz pierwszy.
• Podatnicy zwolnieni z VAT również nie unikną wejścia do KSeF. Choć nie będą musieli wystawiać faktur sprzedaży, to będą tą drogą odbierać faktury zakupu. E-Faktury będą oznaczone kodem QR, umożliwiającym sprawdzenie wiarygodności dokumentu. KSeF w zakresie faktur sprzedaży stanie się dla nich obligatoryjny od 1 stycznia 2025 roku.
• Nie będzie już faktur papierowych. Wystawiane będą jedynie dokumenty w formie elektronicznej (format XML), tzw. faktury ustrukturyzowane.
• Data przesłania faktury do KSeF będzie jednoznaczna z datą jej wystawienia. Istotne jest zatem odpowiednie zaplanowanie prac w systemie, by ewentualne odrzucenie faktury przez KSeF podczas analizy i kontroli poprawności nie wpłynęło na prawidłowość fakturowania.
• W momencie odebrania faktury przez KSeF, otrzyma ona unikalny numer, składający się z 32 znaków. Będzie on też widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym. Nie jest on jednak tożsamy z numerem faktury nadawanym przez podatnika.
• Nie będzie konieczności przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych. Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur urząd skarbowy będzie mógł w łatwiejszy sposób przeprowadzać zdalne kontrole dotyczące działalności przedsiębiorstw. Ministerstwo Finansów będzie bowiem dysponowało kompleksową wiedzą na temat sprzedaży objętej KSeF.
• Faktury ustrukturyzowane będą mogły być wystawiane jedynie przez osoby do tego uprawnione. System dopuszcza wyznaczenie przez osoby prawne jednego przedstawiciela (zgłasza się go za pośrednictwem druku ZAW-FA), który będzie nadawał takie uprawnienia (konieczność posiadania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego).
• Załączniki do e-Faktur będzie można przesłać jedynie poza KSeF, np. drogą mailową.
• E-Faktury będą archiwizowane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
• System KSeF skróci czas konieczny do otrzymania zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
• Nie będzie już konieczne dopełnianie żadnych formalności z kontrahentem w zakresie wystawiania faktur korygujących. E-Faktur nie będzie można korygować za pośrednictwem noty korygującej. System obliguje do wystawienia faktury korygującej.
• KSeF nie obejmuje faktur B2C.

W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z działaniem Krajowego Systemu e-Faktur – szczególnie w działach księgowych – zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem.

Paulina Pawelec
Accountant
paulina.pawelec@ow-accountingpayroll.pl

Agata Zięba
Accounting Manager
agata.zieba@ow-accountingpayroll.pl