Celem Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) jest promowanie wyrównywania szans osób z niepełnosprawnościami w życiu społecznym. Jego istotnym zadaniem jest utrzymywać miejsca pracy oraz przekazywać dopłaty do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniami o niepełnosprawności. Na jakich zasadach opierają się obowiązkowe wpłaty pracodawców do PFRON?  

Kiedy pracodawca zobowiązany jest do dokonywania wpłat?

Głównym czynnikiem determinującym obowiązek dokonania wpłaty na PFRON jest wielkość zatrudnienia. Pracodawca zobowiązany jest do uiszczania wpłat:

• gdy nie zatrudnia osób z niepełnosprawnościami,
• lub gdy poziom zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jest mniejszy niż 6%, a w danym miesiącu kalendarzowym zatrudnienie wynosi co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty.

Jeżeli pracodawca po raz pierwszy przekroczy zatrudnienie wynoszące co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty, musi dokonać rejestracji w systemie ePFRON.

Jak obliczyć wysokość wpłat do PFRON?

Należność za PFRON jest obliczana poprzez pomnożenie 40,65% przeciętnego wynagrodzenia przez różnicę między wymaganym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami (6%) a faktycznym zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale jest ogłaszane przez Prezesa GUS.

Kwotę wpłaty z tytułu nieosiągnięcia 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wylicza się korzystając ze wzoru:

K = 0,4065 * PW * [(ZOG*0,06)-ZON)]

Gdzie:

K – kwota zapłaty,

PW – przeciętne wynagrodzenie,

ZON – stan zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,

ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy[1].

Przykład

Stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy u pracodawcy w grudniu 2024 r. wyniósł 128,52. Pracodawca zatrudniał wówczas 2 osoby w pełnym wymiarze czasu pracy z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Przeciętne wynagrodzenie w badanym miesiącu wyniosło 8 161,62 złotych.

Kwota wpłaty do PFRON to:

K= 0,4065 * 8161,62 * [(128,52*0,06)-2] = 18 948,04 złotych

Pracodawca zobowiązany do uiszczania wpłat do PFRON powinien składać comiesięczne deklaracje DEK-I-0. Termin płatności do PFRON mija 20. dnia miesiąca, po miesiącu, w którym powstał obowiązek dokonania wpłaty.

Przykład: jeśli obowiązek dokonania wpłaty powstał w kwietniu 2025 r., to termin płatności mija 20 maja 2025 r.

Obniżenie wpłat obowiązkowych

Pracodawca może obniżyć wysokość wpłaty poprzez zakup usług lub produktów od uprawnionych firm zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami. W takim przypadku sprzedawca przekazuje kupującemu informację o kwocie obniżenia. Obniżenie wpłaty do PFRON przysługuje w wysokości do 50% wpłaty na PFRON w danym miesiącu.

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące wpłat obowiązkowych do PFRON, zachęcamy do kontaktu.

[1] Wzór zaczerpnięty ze strony PFRON https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/wysokosc-wplat/

Aleksandra Kwiatkowska

HR Administration & Payroll Specialist

aleksandra.kwiatkowska@owap.pl

Zbliżamy się do kolejnego wzrostu płacy minimalnej w Polsce. W 2025 roku ma on nastąpić tylko raz, a ustalona od 1 stycznia kwota ma obowiązywać przez cały rok. Przypomnijmy, że w latach 2023 i 2024 kwota minimalnego wynagrodzenia zmieniała się dwukrotnie w ciągu roku – w styczniu i w lipcu. Nowa płaca minimalna wyniesie więcej niż pierwotnie przewidywano.

Płaca minimalna w 2025 roku

Z rozporządzenia Rady Ministrów[1] wynika, że od 1 stycznia 2025 roku:

• minimalne wynagrodzenie za pracę ma osiągnąć wysokość 4 666 zł;
• minimalna stawka godzinowa ma wynieść 30,50 zł.

Stawki podano w kwocie brutto.

Przedstawiona przez Radę Dialogu Społecznego w połowie 2024 roku propozycja podwyżki wynosiła 4 626 zł dla płacy minimalnej i 30,20 zł dla stawki godzinowej. Ostateczne wartości okazały się większe, co mogło sprawić miłą niespodziankę pracownikom.

W stosunku do drugiej połowy 2024 roku płaca minimalna wzrośnie o 366 zł brutto. Za styczeń 2025 pracownik otrzyma do ręki 3 510,92 zł[2], a więc o 249,39 zł netto więcej. W skali całego roku będzie to więcej o 2 992,68 zł netto.

Zmiana płacy minimalnej a koszt pracodawcy

Wzrost płacy minimalnej oznacza również wzrost kosztów ponoszonych przez pracodawcę:

Jak widać, koszt zatrudnienia pracownika wzrośnie o ponad 440 zł.

Jak naliczyć wynagrodzenie za grudzień 2024 wypłacone w styczniu 2025?

Naliczając wynagrodzenie dla pracownika za grudzień 2024, stosujemy stawkę minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w tym samym roku. Dlatego niezależnie, czy wspomniane wynagrodzenie zostanie wypłacone jeszcze w grudniu 2024, czy już w styczniu 2025, posługujemy się minimalnym wynagrodzeniem w wysokości 4 300,00 zł brutto.

Na co jeszcze wpływa wzrost minimalnego wynagrodzenia?

Oprócz bezpośredniego wpływu na koszt wynagrodzenia, wzrost płacy minimalnej ma również znaczenie dla parametrów, takich jak:

• dodatki do wynagrodzeń – zwiększy się kwota dodatku za pracę w porze nocnej;
• kwoty wolne od potrąceń – wzrost płacy minimalnej przełoży się na wzrost kwot wolnych od potrąceń z wynagrodzenia. Oznacza to, że pracownikowi po potrąceniu zostanie większa kwota „na rękę”;
• odprawy z tytułu zwolnień grupowych – kwota odpraw ograniczona jest do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu – wysokość tego odszkodowania nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie;
• minimalna podstawa wymiaru zasiłku (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego) i świadczenia rehabilitacyjnego – podstawa (brutto) zasiłku nie może być niższa niż płaca minimalna;
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i przestój – w sytuacji przestoju pracownik otrzymuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeśli taki składnik nie został wyodrębniony, to należy mu wypłacić 60% wynagrodzenia. Wartość ta nie może być jednak mniejsza niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Jeśli mają Państwo pytania do tego tematu lub potrzebują wsparcia w zakresie obsługi kadrowo-płacowej swojej firmy – zachęcamy do kontaktu.

[1] Rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2024 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 roku

[2] Wyliczenia z zastosowaniem podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz 1/12 ulgi podatkowej, bez zastosowania innych ulgi podatkowych takich jak ulga dla rodzin 4+, ulga dla młodych, ulga na powrót, bez składek PPK

Patrycja Czuchryta

HR Administration & Payroll Senior Specialist

patrycja.czuchryta@owap.pl

Zwolnienie spowodowane „siłą wyższą” zostało wprowadzone 26 kwietnia 2023 r., a jego celem było zapewnienie pracownikom możliwości usprawiedliwienia nagłych nieobecności z tytułu pilnych spraw rodzinnych, spowodowanych chorobami lub wypadkami. Zgodnie z postanowieniem ZUS-u tego typu zwolnienie wliczane było do świadczeń chorobowych. Sposób liczenia budził liczne wątpliwości i ostatecznie doprowadziło to do zmiany stanowiska organu. Jak prezentuje się ono teraz? 

Co zakłada nowe stanowisko ZUS?

ZUS po raz kolejny zmienił stanowisko na temat sposobu uwzględniania nieobecności spowodowanej „siłą wyższą”. Sposób wliczania tego rodzaju zwolnień do świadczeń chorobowych od początku budził wątpliwości. Jedną z przyczyn było to, że dawał on pracownikowi prawo do połowy wynagrodzenia.

W efekcie na początku sierpnia bieżącego roku ZUS zmienił swoje stanowisko z 20 marca 2024 r. Nowe podejście organu opiera się na tzw. ustawie zasiłkowej[1], która zakłada, że „jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (a przepracował minimum połowę miesiąca) przy obliczaniu podstawy wymiaru przyjmuje się po uzupełnieniu.”.

Innymi słowy, jeśli wliczamy do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych miesiąc, za który wynagrodzenie wymaga uzupełnienia, a pracownik otrzymał jednocześnie wynagrodzenie stałe, zmienne oraz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczone łącznie ze zmiennymi składnikami, to wynagrodzenie należy w całości potraktować jako zmienne.

Oznacza to, że należy je w całości uzupełnić za dni usprawiedliwionej nieobecności. Jest to o tyle istotne, że w poprzednim stanowisku ZUS wskazywał jedynie o konieczności uzupełniania zmiennych składników wynagrodzenia.

Jak obliczyć podstawę wymiaru świadczeń chorobowych? Przykład

Pracownik zatrudniony ze stałym wynagrodzeniem 5 200 zł brutto zachorował we wrześniu, a w sierpniu korzystał z jednodniowego zwolnienia z pracy z tytułu siły wyższej.

Pracownik przepracował w sierpniu 20 dni. Otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4 952,38 zł oraz zmienne wynagrodzenie urlopowe w kwocie 250 zł. 

Obliczenia:
(4 952, 38 zł  + 250 zł ) : 20 = 260,12 zł – stawka dzienna wynagrodzenia
260,12 x 21 = 5 462,50 zł – uzupełnione wynagrodzenie 
5 462,50  zł – (260,12 zł * 50%) = 5 332,44 zł – wynagrodzenie, które powinno zostać przyjęte do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

W razie dodatkowych pytań w tym temacie zapraszamy do kontaktu.

[1] art. 38 ust. 2 ustawy z dn. 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa

Aneta Wróbel

HR Administration & Payroll Team Leader

aneta.wrobel@owap.pl