Rozszerza się katalog klientów badanych przez biura rachunkowe w kontekście AML, jak i zakres samego badania. Nowe przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu od 31 lipca nałożą nowe obowiązki m.in. na księgowych.

AML – przypomnijmy

Od 13 lipca 2018 r. obowiązują wymogi[1] o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, czyli AML (Anti Money Laundering). Wśród instytucji obowiązanych są m.in. biegli rewidenci, doradcy podatkowi, instytucje finansowe, notariusze, adwokaci oraz radcowie prawni. Podmiotem obowiązanym są również biura rachunkowe. Przepisy nakładają na księgowych obowiązki, służące rozpoznaniu ryzyka w obszarze AML związanego z działalnością klientów.

Dochodzą nowe obowiązki

Pod koniec lipca dla podmiotów obowiązanych wprowadzone zostaną kolejne wymagania związane z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jednym z wymogów będzie prowadzenie dokumentacji AML nie tylko dla spółek, jak to było do tej pory, ale również dla firm, dla których prowadzona jest  księga przychodów i rozchodów. Konieczne będzie także porównywanie dokumentacji AML i informacji dotyczących beneficjenta rzeczywistego uzyskanych w toku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego z tym, co jest zgłoszone w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.

Ponadto do CRBR będą musiały się także zgłaszać spółki partnerskie, trusty, fundacje i stowarzyszenia. Co istotne, wszystkie instytucje obowiązane na gruncie AML, będą musiały wprowadzić do swoich wewnętrznych procedur zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami wskazanymi w CRBR a informacjami o beneficjentach, które uda się ustalić w związku ze stosowaniem ustawy. Firmy te będą musiały także wdrożyć zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta oraz czynności podejmowanych w celu identyfikacji jako beneficjenta osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Dotkliwe kary i sankcje

Co ważne, za nieprzestrzeganie powyższych obowiązków podmiotom obowiązanym grozi szereg dotkliwych kar oraz sankcji. Należą do nich m.in. kary administracyjne, jak publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów w Biuletynie Informacji Publicznej. Spółce grozi także cofnięcie koncesji lub zezwolenia na prowadzoną działalność, wykreślenie instytucji z rejestru działalności regulowanej lub zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za dane naruszenie. Może to być także kara pieniężna do wysokości 1 mln euro, a w szczególnych przypadkach nawet do 5 mln euro. Przewidziane są również sankcje karne m.in. grzywna lub kara pozbawienia wolności nawet do 12 lat. Wobec zmian wchodzących w życie 31 lipca należy stwierdzić, że biura rachunkowe, choć już teraz obarczone wieloma obowiązkami związanymi z AML, będą miały jeszcze więcej pracy.

Izabela Kołodziejczak
managing director | chief accountant

[1] wynikające z ustawy z dnia 1 marca 2018 r.

Estoński CIT to rozwiązanie, które pozwala firmom zapłacić podatek dopiero w momencie wypłaty zysku przez spółkę. Jednocześnie przedsiębiorstwa reinwestujące zyski we własną działalność, są z tego obowiązku całkowicie zwolnione. Możliwość ta wydaje się bardzo atrakcyjna – dlaczego więc do tej pory zdecydowało się na nią jedynie około 400 firm?

Estoński CIT obowiązuje od stycznia 2021 roku – i choć zapowiadał się optymistycznie, postawionych zostało wiele warunków, aby móc z niego skorzystać:

• Mogą to zrobić małe i średnie spółki kapitałowe, osiągające przychody do 100 mln zł.
• Nie mogą jednak posiadać udziałów w innych podmiotach, a ich przychody pasywne nie mogą przewyższać przychodów z działalności operacyjnej.
• Muszą zatrudniać co najmniej 3 pracowników oprócz udziałowców i wykazywać nakłady inwestycyjne.

Co ważne – wszystkie te kryteria muszą być spełnione jednocześnie.

Estoński CIT – rozwiązanie na co najmniej 4 lata

Spółka może wybrać estoński CIT na okres 4 lat i przedłużać go na kolejne 4-letnie okresy. Przedłużenie będzie jednak możliwe tylko wtedy, gdy w ostatnim, czwartym roku korzystania z tego rozwiązania, firma wciąż będzie spełniała wszystkie początkowe warunki. Musi także notować wzrost inwestycji o 15% w ciągu dwóch lat.

Polski rząd liczył, że wprowadzenie tego rodzaju rozliczenia przyczyni się do powstania tysięcy nowych miejsc pracy w branżach zaawansowanych technicznie i technologicznie. Niestety mnogość warunków, które spółka musi spełnić, aby móc skorzystać z tego rozwiązania, sprawiła, że rozlicza się w ten sposób zaledwie kilkaset polskich firm.

Polski Ład a estoński CIT – szansa na zmiany

Jest jednak szansa, by w przyszłości z tej możliwości rozliczania skorzystało nieco więcej przedsiębiorstw. Po wprowadzeniu Polskiego Ładu w 2022 roku, mają nastąpić znaczące zmiany w zakresie warunków, które obecnie należy spełnić, aby móc skorzystać z estońskiego CIT. W planie jest m.in. zniesienie limitu przychodów, wynoszącego obecnie 100 mln zł rocznie. Nie będzie także wymogu minimalnych nakładów na inwestycje. Natomiast skorzystać z niego będą mogły również spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne oraz spółdzielnie. Ministerstwo Finansów zapowiedziało także zniesienie tzw. podatku na wejście, wynikającego z korekty rozliczeń (czyli od różnicy między wynikiem podatkowym a bilansowym). Będzie on płacony tylko wtedy, gdy firma wyjdzie z estońskiego CIT przed upływem czterech lat.

Obecnie są to jedynie wstępne plany, jednak w przypadku wejścia w życie zmian, istnieje duża szansa, że estoński CIT stanie się naprawdę atrakcyjnym rozwiązaniem dla polskich przedsiębiorców.

Izabela Kołodziejczak
managing director | chief accountant

Od blisko roku trwa spór między księgowymi a radcami podatkowymi o to, czym jest tzw. doradztwo oraz kto może je wykonywać.  Doradcy podatkowi kwestionują kompetencje księgowych powołując się na zapisy ustawy o doradztwie podatkowym, brakuje natomiast regulacji prawnych dotyczących zawodu księgowego. A dlaczego są konieczne? Wyjaśniamy w artykule.

Doradztwo podatkowe nie dla księgowych?

Ustawa[1] jako czynności doradztwa podatkowego wymienia min.:

• udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych;
• prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;
• sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie czy wreszcie reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej .

Już na pierwszy rzut oka widać, że jest to zakres czynności w dużej mierze wykonywanych również przez księgowych, zwłaszcza przez biura rachunkowe. Gdyby więc zapisy ustawy czytać literalnie, księgowy nie mógłby poinformować swojego Klienta o ciążących na nim obowiązkach podatkowych czy sporządzić deklaracji podatkowej, nie łamiąc przy tym prawa.

Konieczne regulacje prawne zawodu księgowego

Problemem jest przede wszystkim to, że aktualnie brakuje regulacji prawnych zawodu księgowego. Przez wiele lat, do roku 2014, obowiązywał certyfikat w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, potwierdzony egzaminem przed Ministerstwem Finansów lub inną formą udokumentowania wiedzy z zakresu rachunkowości i prawa podatkowego. Znaczenie miało też ukończenie kierunkowych studiów lub specjalistycznych kursów w Stowarzyszeniu Księgowych oraz przede wszystkim istotna była wieloletnia praktyka w zawodzie. Wiele biur rachunkowych funkcjonuje od lat i ich właściciele posiadają certyfikaty wydane przez Ministerstwo Finansów.

Współpraca oparta na zaufaniu

Wiele zawodów zaufania publicznego korzysta też ze specjalnego prawa, jakim jest tajemnica zawodowa. Są wśród nich zawody prawnicze, medyczne, a także związane z psychologią. Zawód księgowego nie posiada takiego prawa, mimo że księgowi wiedzą o swoim kliencie czy spółce, w której pracują często znacznie więcej niż np. radca prawny czy nawet doradca podatkowy. Niejednokrotnie to właśnie księgowy jest osobą dobrze zorientowaną w przepisach i to księgowy kieruje przedsiębiorcę  po szczegółową poradę u innych specjalistów. Mimo braku uregulowań prawnych w zakresie tajemnicy zawodowej, księgowi zachowują poufność na mocy umów wiążących ich z klientami czy umów zawartych ze swoim pracodawcą. Jest to niezbędne, aby budować współpracę opartą na zaufaniu.

Konieczne jest zatem zdefiniowanie zawodowe księgowego jako specjalisty oraz uregulowanie zasad usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jasne określenie momentu, w którym kończy się księgowość, a zaczyna doradztwo podatkowe. O to postuluje[2] Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, które wskazuje, że brak powyższych regulacji jest niekorzystny zarówno dla budżetu państwa, jak i ogólnego bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Zwłaszcza, że odpowiednio wykwalifikowani księgowi są szczególnie istotni w czasie kryzysu pandemicznego.

Postulowane zmiany są konieczne, ponieważ od czasu powstania ustawy o doradztwie podatkowym 30 lat temu, nastały spore zmiany w usługach księgowych i doradczych. Patrząc na współczesne realia wydaje się więc, że księgowy również powinien być certyfikowany, a także być traktowany jako zawód zaufania publicznego.

Izabela Kołodziejczak
managing director | chief accountant

[1] Ustawa z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym Dz.U.2020.130 t.j. z dnia 2020.01.28

[2] Pismo z 30 kwietnia 2021 wystosowane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce do Ministra Finansów https://skwp.pl/aktualnosc/co-dalej-z-zawodem-ksiegowego/

Już w maju ma zostać ogłoszony Nowy Ład, czyli projekt społeczno-gospodarczy rządu, mający odciążyć fiskalnie mniej zarabiających i przenieść obowiązek zasilania budżetu na lepiej sytuowanych. Zakłada on przede wszystkim kompleksową reformę systemu podatkowego, która z pewnością odbije się na finansach przedsiębiorstw. Wiele wskazuje na to, że nie będą to dla nich zmiany korzystne.

Planowana rewolucja w podatkach miałaby się odbyć w trzech krokach. Po pierwsze, zakładana jest likwidacja lub znaczne zmniejszenie odliczenia w PIT składki zdrowotnej. Drugim ruchem jest podwyżka kwoty wolnej od podatku nawet do 30 tys. zł. Natomiast trzecie posunięcie to podniesienie progu podatkowego z obecnych 85 tys. zł do 120 tys. zł.

Mikroprzedsiębiorstwa nie zyskają na Nowym Ładzie

Według założeń rządu planowane są zmiany w zasadach opłacania składki zdrowotnej, która byłaby proporcjonalna do dochodu. Zrealizowanie tego pomysłu oznacza znacznie wyższe obciążenie podatkowe dla zarabiających mocno powyżej średniej oraz przedsiębiorców, którzy obecnie odprowadzają składkę od wysokości pensji minimalnej. Oznaczałoby to rewolucję przede wszystkim dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Składka zdrowotna poza PIT-em

Przyglądając się dokładnie informacjom na temat zmiany sposobu rozliczania składki zdrowotnej wiele wskazuje na to, że będzie to ukryte podwyższenie stawki podatku PIT. W obecnym systemie składka zdrowotna wynosi 9% – z czego 7,75% kwoty można odliczyć bezpośrednio od kwoty należnego podatku PIT  Pozostałe 1,25% stanowi dodatkowe obciążenie. Likwidacja odliczenia składki zdrowotnej spowoduje zwiększenie kwoty podatku.

Mniej do wypłaty

Taka reforma mogłaby zostać po części zrekompensowana przez wprowadzenie wyższej niż obowiązująca obecnie, kwoty wolnej od podatku. Niestety mimo zapowiadanej kwoty 30 tys. zł, minister finansów już teraz przewiduje, że bardziej prawdopodobna jest połowa tej wartości.

Przy założeniu, że kwota wolna wzrośnie do 15 tys. zł, ale w całości zostanie zlikwidowane odliczenie składki zdrowotnej od podatku, proponowane zmiany należy ocenić jako niekorzystne. Osoba zarabiająca 2800 zł brutto zapłaci o 187 zł miesięcznie podatku więcej i o tyle mniej dostanie „na rękę”. Osoba zarabiająca 5.500 zł brutto zapłaci 368 zł podatku więcej, a zarabiająca 8.500 zł – aż 569 zł więcej. Przy zarobkach rzędu 12 tys. brutto należny podatek wyniesie 802 zł.

Dla kogo zatem Nowy Ład okaże się korzystny? Na proponowanych zmianach skorzystają jedynie emeryci, osoby utrzymujące się z zasiłków oraz wykonujące małe prace dorywcze, których roczny dochód zmieści się w kwocie 15 tys. zł. Wszyscy inni zapłacą więcej.

Prezentacja Nowego Ładu odbędzie się w maju, natomiast nowe przepisy mają wejść w życie od początku 2022 r.

Patrycja Okoń
HR Administration & Payroll Specialist

Rozporządzeniem z 29 marca 2021 r. Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej przedłużył termin do złożenia zeznania CIT-8 (CIT-8AB) i wpłaty należnego podatku do 30 czerwca 2021 r.  Dotyczy to podatników, których rok podatkowy zakończył się w okresie od 1 grudnia 2020 r. do 28 lutego 2021 r.

Zmiana terminu rozliczenia CIT na ostatnią chwilę

W ubiegłym roku terminy rozliczenia podatku CIT także były przedłużone. Ustalenia te wprowadzono wówczas na ostatnią chwilę – rozporządzenie w tej sprawie opublikowano 27 marca. Również w tym roku przedsiębiorcy długo byli trzymani w niepewności, gdyż decyzja o przesunięciu terminu została ogłoszona 26 marca, niecały tydzień przed datą złożenia deklaracji dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.  

Część obowiązków bez wydłużonych terminów

Choć zostały przedłużone terminy związane z deklaracjami CIT, to obowiązki takie jak ORD-U (raportowanie transakcji z zagranicznymi podmiotami powiązanymi) czy IFT-2R (deklaracje dla podatku u źródła) musiały zostać złożone w ustawowym terminie.  . Nie został również przedłużony czas na złożenie deklaracji PIT, stąd też Stowarzyszenie Księgowych w Polsce wystosowało w tej sprawie specjalny wniosek do Ministerstwa Finansów. Jednak na chwilę obecną Ministerstwo Finansów nie prowadzi prac legislacyjnych w tym zakresie, wszystko wskazuje więc na to, że roczne zeznania podatkowe PIT trzeba będzie złożyć do 30 kwietnia br.

Przedłużenie nie tylko w obowiązku CIT

Wraz z przedłużeniem terminu złożenia deklaracji CIT, przedłużony również został termin na sporządzenie sprawozdań finansowych (więcej na ten temat pisaliśmy w poprzednim newsletterze. Oprócz sprawozdania finansowego, które zgodnie ustawą powinno być przygotowane 3 miesiące po dniu bilansowym, powinno być też sporządzone sprawozdanie z działalności zarządu. Nie zostało ono jednak wymienione w rozporządzeniu przedłużającego terminy związane z zamknięciem roku obrotowego, jak to miało miejsce w ubiegłym roku (co ważne – przygotowanie sprawozdania z działalności zarządu bez danych ze sprawozdania finansowego nie jest możliwe). Mimo to, poprzez odesłanie z art. 52 ust. 3 ustawy o rachunkowości możemy stwierdzić, że wydłużony termin stosujemy także do sporządzania sprawozdania z działalności zarządu. Oznacza to, że ono również zostało przesunięte o 3 miesiące.

Izabela Kołodziejczak
managing director | chief accountant

Stosowanie prostego języka to warunek do zrozumienia treści pisma urzędowego przez odbiorcę. Dlatego też, aby przedsiębiorcy nie musieli konsultować każdego pisma z Urzędu ze specjalistą, od ubiegłego roku Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa przystąpiły do porozumienia na rzecz prostej komunikacji „Prosto i kropka”. Jego celem jest szerzenie zasad prostego języka wśród pracowników i funkcjonariuszy urzędów państwowych. Jeszcze w tym roku pisma w nowym formacie trafią do podatników m.in. w e-Urzędzie Skarbowym.

Podatnik też człowiek

Prosty język to styl pisania tekstów urzędowych i firmowych w sposób zrozumiały dla każdego odbiorcy. Bez wątpienia używanie prostego języka pozytywnie wpływa na jakość i dostępność usług publicznych. Porozumienie zakłada, że na jasnej komunikacji skorzystają zarówno urzędy, które mają coś do zakomunikowania, jak i ich odbiorcy.

Jak pisać prosto?

Urzędnicy mogą brać udział w specjalnych szkoleniach, a także kierować się wytycznymi programu „Prosto i kropka” zamieszczonymi na serwisie gov.pl i na portalu funduszy europejskich. W komunikacji z podatnikami powinni kierować się m.in. takimi zasadami:

• używać wyłącznie dobrze znanych wyrażeń,
• tworzyć krótkie zdania – maksymalnie do 20 wyrazów,
• w każdym zdaniu pisać rzeczowo i na temat,
• stosować naturalny szyk zdania, bez wtrąceń,
• tekst podzielić na akapity zaczynające się od śródtytułów,
• często używać form osobowych i bezpośrednio zwracać się do odbiorcy,
• stosować wyliczenia, zamieszczać proste tabele i grafy,
• unikać przesady, patosu i podniosłego stylu, a także specjalistycznego słownictwa,
• używać poprawnej polszczyzny.

Jak deklaruje Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa, stosowanie prostego języka to jedna z wartości, które są częścią ich strategii na lata 2021–2024. Jako specjalista spotykający się z urzędową komunikacją w codziennej pracy mam nadzieję, że w niedalekiej przyszłości przyłączy się do tej inicjatywy również Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Życzę tego zarówno sobie, jak i naszym Klientom.

Izabela Kołodziejczak
managing director | chief accountant

Do niedawna spółka komandytowa była w Polsce bardzo popularną formą prowadzenia działalności, m.in. ze względu na brak podwójnego opodatkowania przy równoczesnej możliwości kształtowania zasad odpowiedzialności, możliwości swobodnego wypłacania zaliczek i braku minimalnego kapitału zakładowego. Niestety taki stan prawny to już przeszłość.

Podwójne opodatkowanie dla spółek komandytowych

Nowelizacja ustawy o CIT, czyli ustawa z 28 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz niektórych innych ustaw. (Dz.U. nr 2123), objęła spółki komandytowe i niektóre spółki jawne, podatkiem dochodowym od osób prawnych. Wzbudziło to duże emocje wśród przedsiębiorców. Zwłaszcza, że skutkiem nowych przepisów dla wielu wspólników tych spółek będzie wzrost efektywnego opodatkowania – wedle szacunków z 19% do około 34% (nie licząc daniny solidarnościowej dla dochodów powyżej 1mln zł).

Jedno sprawozdanie finansowe

Nowelizacja wprowadziła możliwość przesunięcia terminu objęcia podatkiem CIT spółki komandytowe dopiero od 1 maja 2021 roku, z czego większość spółek skorzystała. Przepisy przejściowe były niejasne i specjaliści z zakresu księgowości, audytu i podatków zastanawiali się, czy spowodują konieczność sporządzania dwóch sprawozdań finansowych. Dopiero w drugiej połowie stycznia Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że sprawozdanie będzie tylko jedno – na dzień 31 grudnia, jeśli spółka nie przedłużyła roku obrotowego lub na dzień 30 kwietnia, gdy to zrobiła. Spółki, które nie przedłużyły roku, 30 kwietnia zamkną księgi tylko „technicznie”, bez konieczności sporządzania kolejnego sprawozdania finansowego na ten dzień. Jednak przedłużony rok nie zwolnił służb rachunkowych z konieczności przygotowania kalkulacji dochodu podatkowego na 31 grudnia, przypadającej na komplementariuszy i komandytariuszy, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Mniejsze środki dla komplementariuszy

Po zmianie ustawy spółki komandytowe zapłacą 9% (jeśli dopiero rozpoczynają działalność lub ich przychody nie przekraczają 2 mln euro) lub 19% CIT. Wypłata zaliczek będzie nadal możliwa, ale spółka komandytowa jako płatnik zobowiązana będzie pobrać 19% podatku dochodowego od każdej wypłaty. Komplementariusze część tej kwoty będą mogli odzyskać dzięki mechanizmowi proporcjonalnego odliczenia od swojego podatku zaliczek CIT zapłaconych przez spółkę komandytową. Jednak będzie to możliwe dopiero po złożeniu przez spółkę komandytową deklaracji rocznej.  W związku z tym, w trakcie roku również komplementariusze dostaną mniejsze środki i dopiero po jego zakończeniu będą mogli starać się o zwrot nadpłaty.

Spółki komandytowe – potrzebne nowe rozwiązania

Zmiany w przepisach spowodowały wiele negatywnych dla przedsiębiorców skutków. Dlatego też starają się oni znaleźć sposób na ich złagodzenie. Niektórzy decydują się zlikwidować spółkę komandytową i wnieść jej majątek aportem do spółek z o.o., które były ich komplementariuszami – i dzięki temu nie ponosić podwójnych kosztów obsługi dwóch podmiotów. Inni przekształcają się w spółki jawne – unikając podwójnego opodatkowania, lecz równocześnie zmieniając zasady odpowiedzialności. Są również spółki, które decydują się na zmiany w strukturze komplementariuszy i komandytariuszy, starając się wykorzystać ulgi przysługujące obu grupom (proporcjonalne odliczenie CIT dla komplementariuszy i maksymalnie 60 tyś. przychodu wolnego dla niektórych komandytariuszy). Wszystkie te czynności oznaczają jednak dodatkowe koszty i obowiązki dla przedsiębiorców.

Niestety dużą niedogodność stanowi fakt, że wciąż nie ma pewności, co do tego, czy również obecne możliwości poradzenia sobie z zaistniałą sytuacją, nie zostaną wkrótce wykluczone.  

Zmniejszenie formalności i skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia podatkowe – taki był cel wprowadzenia rozwiązania o nazwie SLIM VAT, które obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku. Księgowi mają jednak wątpliwości, czy rzeczywiście udało się osiągnąć ten efekt.

Miało być łatwiej

Projekt SLIM VAT wprowadził zmiany m.in. w fakturach korektach. Choć miał tu wiele uprościć, wśród księgowych wzbudził wiele kontrowersji. Dotyczy to zwłaszcza faktur korygujących in minus, gdzie zrezygnowano z formalnego warunku uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towarów lub usługobiorcę. Choć stwarzało to problemy z pozyskaniem takiego potwierdzenia, to istniała jeszcze „furtka” w postaci dochowania należytej staranności. Od początku nowego roku – wraz z wejściem SLIM VAT – zamiast jednego warunku w postaci potwierdzenia, są aż cztery: podatnik może uzgodnić z kontrahentem warunki obniżenia podstawy opodatkowania, może też posiadać dokumentację potwierdzającą to uzgodnienie, faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją lub też warunki obniżenia podstawy opodatkowania ziściły się.

SLIM VAT to więcej dokumentów

Z jednej strony zniesiono obowiązek uzyskiwania potwierdzenia odbioru, ale z drugiej należy teraz gromadzić dokumentację, która potwierdza możliwość dokonania korekty. Pojęcie tej dokumentacji w objaśnieniach podatkowych do pakietu SLIM VAT zostało zdefiniowane bardzo szeroko min. w formie ustaleń telefonicznych czy domniemanej zgody obu stron transakcji. Za każdym razem jednak ciężar tego dowodu spoczywa na sprzedającym, co w przypadku domniemanej zgody czy ustaleń ustnych może stanowić nie lada wyzwanie. Należy posiadać również dowody, że warunki do korekty zostały spełnione, a po stronie nabywcy taką fakturę należy ująć w okresie, gdy warunki korekty się ziściły.

W praktyce zamiast po prostu zarchiwizować podpisaną fakturę, podpiąć żółtą zwrotkę czy wydruk maila potwierdzającego otrzymanie, trzeba będzie gromadzić obszerną korespondencję z ustaleniem warunków, notatki z rozmów czy tworzyć specjalne aneksy.

Ustalenia indywidualne

W ramach przepisów przejściowych, spółki przed wystawieniem pierwszej korekty w 2021 roku, mają prawo podpisać porozumienie z kontrahentami, że będą stosować stare zasady. Przepis ten powoduje, że działy księgowości będą zmuszone prowadzić ewidencję kontrahentów, dla których potwierdza się korekty na nowych zasadach oraz takich, dla których będzie się to odbywało według starych reguł. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także zwiększa ryzyko popełnienia błędu.

Wszystko wskazuje na to, że wprowadzenie SLIM VAT spowodowało tak naprawdę zastąpienie jednego obowiązku innym i choć miało być prościej, wcale nie jest. Jednym z rozwiązań ułatwiających pracę księgowych i obieg dokumentów może być wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminów sprzedaży czy ogólnych warunków świadczenia usług.