Stosowanie prostego języka to warunek do zrozumienia treści pisma urzędowego przez odbiorcę. Dlatego też, aby przedsiębiorcy nie musieli konsultować każdego pisma z Urzędu ze specjalistą, od ubiegłego roku Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa przystąpiły do porozumienia na rzecz prostej komunikacji „Prosto i kropka”. Jego celem jest szerzenie zasad prostego języka wśród pracowników i funkcjonariuszy urzędów państwowych. Jeszcze w tym roku pisma w nowym formacie trafią do podatników m.in. w e-Urzędzie Skarbowym.

Podatnik też człowiek

Prosty język to styl pisania tekstów urzędowych i firmowych w sposób zrozumiały dla każdego odbiorcy. Bez wątpienia używanie prostego języka pozytywnie wpływa na jakość i dostępność usług publicznych. Porozumienie zakłada, że na jasnej komunikacji skorzystają zarówno urzędy, które mają coś do zakomunikowania, jak i ich odbiorcy.

Jak pisać prosto?

Urzędnicy mogą brać udział w specjalnych szkoleniach, a także kierować się wytycznymi programu „Prosto i kropka” zamieszczonymi na serwisie gov.pl i na portalu funduszy europejskich. W komunikacji z podatnikami powinni kierować się m.in. takimi zasadami:

• używać wyłącznie dobrze znanych wyrażeń,
• tworzyć krótkie zdania – maksymalnie do 20 wyrazów,
• w każdym zdaniu pisać rzeczowo i na temat,
• stosować naturalny szyk zdania, bez wtrąceń,
• tekst podzielić na akapity zaczynające się od śródtytułów,
• często używać form osobowych i bezpośrednio zwracać się do odbiorcy,
• stosować wyliczenia, zamieszczać proste tabele i grafy,
• unikać przesady, patosu i podniosłego stylu, a także specjalistycznego słownictwa,
• używać poprawnej polszczyzny.

Jak deklaruje Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa, stosowanie prostego języka to jedna z wartości, które są częścią ich strategii na lata 2021–2024. Jako specjalista spotykający się z urzędową komunikacją w codziennej pracy mam nadzieję, że w niedalekiej przyszłości przyłączy się do tej inicjatywy również Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Życzę tego zarówno sobie, jak i naszym Klientom.

Izabela Kołodziejczak
managing director | chief accountant