Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw każdego pracownika zatrudnionego na umowie o pracę. Udzielany jest corocznie, ma charakter nieprzerwany i jest w pełni płatny. Jego wymiar zależy od stażu pracy, ale nie tylko. Na liczbę dostępnych dni wypoczynkowych może oddziaływać także urlop bezpłatny. W jaki sposób? Podpowiadamy, opisując realne przykłady sytuacji pracowniczych.

Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi?

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od ogólnego stażu pracy. 20 dni przysługuje osobom ze stażem krótszym niż 10 lat, a 26 dni –pracownikom, którzy przekroczyli 10 lat stażu.

Trzeba pamiętać, że urlop ustalany jest proporcjonalnie, np. gdy pracownik podejmuje pracę w trakcie roku albo zmienia pracodawcę. W takich sytuacjach liczba dni urlopu zależy od miesięcy, które pozostają do przepracowania u obecnego pracodawcy, oraz od urlopu wykorzystanego u poprzedniego pracodawcy.

Urlop bezpłatny a prawo do urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu wypoczynkowego może ulec zmniejszeniu nie tylko z powodu zmiany pracy. Wpływ na niego ma także urlop bezpłatny. Zasady udzielania urlopu bezpłatnego reguluje art. 174 § 1 Kodeksu pracy, natomiast o wpływie urlopu bezpłatnego na wymiar urlopu wypoczynkowego przeczytamy w art. 155² § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Z przepisu wynika, że w przypadku pracownika powracającego do pracy w tym samym roku kalendarzowym, po co najmniej miesięcznym urlopie bezpłatnym, stosuje się zasady proporcjonalnego ustalania urlopu wypoczynkowego – analogicznie, jak przy rozwiązaniu i ponownym nawiązaniu stosunku pracy.

Natomiast z § 2 tej samej regulacji dowiemy się, że jeżeli urlop bezpłatny przypada po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego, to wymiar urlopu na dany rok należy proporcjonalnie obniżyć – chyba że pracownik zdążył wcześniej wykorzystać cały przysługujący mu wymiar.

Kiedy urlop bezpłatny pomniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego?

Pomniejszenie limitu urlopu wypoczynkowego nastąpi, gdy spełnione są łącznie 3 warunki:

• urlop bezpłatny trwa co najmniej jeden miesiąc,
• przypada po nabyciu przez pracownika prawa do rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• pracownik nie wykorzystał wcześniej całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

W takim przypadku limit urlopu wypoczynkowego pomniejsza się o 1/12 za każdy miesiąc urlopu bezpłatnego, zgodnie z poniższym wzorem:

Przykład, w którym limit urlopu wypoczynkowego ulega zmianie

1 stycznia pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W lutym wykorzystuje 5 dni, we wrześniu planuje kolejne 14, a w grudniu 7 dni. Na czerwiec i lipiec składa wniosek o urlop bezpłatny. Po powrocie z urlopu bezpłatnego jego wymiar urlopu ulegnie ograniczeniu, zgodnie z wyliczeniami:

26 dni – 26 dni × 2/12 = 21,66 dnia

Po zaokrągleniu łączny limit urlopu wypoczynkowego na ten rok wyniesie zatem 22 dni. W związku z obniżeniem wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi, konieczne będzie dostosowanie wcześniej zaplanowanych terminów wypoczynku.

Przykład z wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego przed urlopem bezpłatnym

 1 stycznia pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W kwietniu korzysta z 4 dni urlopu, a kolejne 22 dni wykorzystuje w czerwcu. W połowie lipca składa wniosek o urlop bezpłatny obejmujący wrzesień i październik. Ponieważ cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy zostanie wykorzystany przed rozpoczęciem urlopu bezpłatnego, nie ma możliwości proporcjonalnego obniżenia wymiaru urlopu.

Z tego względu wymiar urlopu pozostaje niezmieniony i nie wymaga dalszych korekt.

Przykład z urlopem bezpłatnym na przełomie roku

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony od 2024 r. posiada 10-letni staż pracy. 1 stycznia 2025 r. nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni i w kwietniu 2025 r. wykorzystał 12 dni tego urlopu. Na okres od 1 sierpnia 2025 r. do 31 marca 2026 r. wystąpił do pracodawcy o urlop bezpłatny, którego pracodawca mu udzielił.

Pracownik zachował prawo do pozostałych 14 dni urlopu wypoczynkowego za 2025 r., pomimo że przez 5 miesięcy przebywał na urlopie bezpłatnym (od sierpnia do grudnia 2025 r.). Wynika to z faktu, że w 2025 r. nie wrócił do pracy i z tego względu brak było podstaw do proporcjonalnego obniżenia wymiaru urlopu.

1 stycznia 2026 r. pracownik nadal przebywał na urlopie bezpłatnym, a tym samym nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego za ten rok. Po powrocie do pracy, dokładnie 1 kwietniu 2026 r., będzie mu przysługiwało prawo do proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego, zgodnie z wyliczeniami:

 26 dni – (26 dni * 3/12) = 19,5 ≈ 20 dni

Dodatkowo pracownik zachował prawo do 14 dni zaległego urlopu, wobec czego jego łączny wymiar na 2026 rok wynosi 34 dni.

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania lub wątpliwości w zakresie wyliczeń dotyczących urlopu wypoczynkowego, to zachęcamy do kontaktu.

Marta Basiura

HR Administration & Payroll Junior Specialist

Agnieszka Kulak

HR Administration & Payroll Manager

agnieszka.kulak@owap.pl