Prowadzenie księgowości, szczególnie w mniejszych podmiotach, wiąże się z licznymi wyzwaniami i obowiązkami. Minister Finansów i Gospodarki ogłosił nowy Krajowy Standard Rachunkowości Nr 16 „Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości”. Dokument porządkuje dotychczasowe przepisy i wyjaśnia, jak bezpiecznie korzystać z ułatwień. Kto realnie na tym skorzysta, a dla kogo drzwi do niektórych uproszczeń pozostaną zamknięte?

Cel i główne założenia nowego standardu

Głównym celem KSR 16 jest zebranie i objaśnienie zasad stosowania uproszczeń dopuszczonych przez ustawę o rachunkowości (UoR). Standard ma ułatwić jednostkom prowadzenie rachunkowości, w tym sporządzanie sprawozdań finansowych.

Jego kluczowe założenia koncentrują się wokół dwóch pojęć:

1. Uproszczenie – dobrowolny wybór rozwiązania (np. niestosowanie podatku odroczonego), który musi zostać opisany w polityce rachunkowości.
2. Zasada istotności – reguła, która pozwala stosować uproszczenia, pod warunkiem, że nie zniekształcają one obrazu finansowego firmy w sposób, który mógłby wprowadzić czytelnika sprawozdania w błąd.

Kto może skorzystać z uproszczeń?

Choć KSR 16 jest skierowany głównie do jednostek mikro i małych, możliwość skorzystania z pełnego katalogu uproszczeń zależy ściśle od formy prawnej jednostki.

Standard wyraźnie wskazuje[1], że niektóre z kluczowych uproszczeń nie są dostępne dla:

• spółek kapitałowych (sp. z o.o., S.A.);
• spółek komandytowo-akcyjnych;
• spółek jawnych i komandytowych, których wszyscy wspólnicy, ponoszący nieograniczoną odpowiedzialność, są spółkami kapitałowymi, komandytowo-akcyjnymi lub spółkami z innych państw o podobnej formie prawnej;
• jednostek sektora finansów publicznych.

Oznacza to, że nawet mikro lub mała spółka z o.o. nie może skorzystać z uproszczeń dotyczących:

1. rezygnacji z zasady ostrożności (czyli m.in. z tworzenia rezerw i odpisów aktualizujących wartości aktywów);
2. stosowania podatkowych zasad amortyzacji środków trwałych;
3. odstąpienia od tworzenia rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze (np. odprawy emerytalne).

Te rozwiązania zarezerwowane są głównie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek osobowych osób fizycznych.

Kluczowe ułatwienie – kiedy nie trzeba badać istotności?

Standard wprowadza bardzo ważną zasadę dla mikro i małych jednostek, uprawnionych do stosowania uproszczeń ze względu na formę prawną.

Te jednostki nie mają obowiązku szczegółowej oceny[2], czy dane uproszczenie wpływa na rzetelny obraz sytuacji, jeżeli w oczywisty sposób nie zniekształca ono rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej, w przypadku stosowania następujących rozwiązań:

• kwalifikacja umów leasingu według zasad podatkowych (art. 3 ust. 6 ustawy);
• rezygnacja z tworzenia rezerw i odpisów aktualizujących wartość aktywów (art. 7 ust. 2b ustawy);
• ustalenie kosztu wytworzenia produktu bez uwzględniania kosztów niewykorzystanych zdolności produkcyjnych (art. 28 ust. 4a ustawy);
• stosowanie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według zasad podatkowych (art. 32 ust. 7 i art. 33 ust. 1 ustawy);
• odstąpienie od ustalania aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego (art. 37 ust. 10 ustawy);
• nietworzenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników (art. 39 ust. 6 ustawy).

Najważniejsze uproszczenia wynikające z KSR 16 w praktyce

Poza powyższymi KSR 16 systematyzuje szereg innych ułatwień, z których jednostki mogą korzystać (po spełnieniu warunków). Mowa przede wszystkim o 3 opisanych niżej.

1. Uproszczone sprawozdania finansowe i sprawozdanie z działalności zarządu

Jednostki mikro mogą sporządzać sprawozdanie finansowe w formie skróconej, zgodnej z załącznikiem nr 4 do UoR. Jednostki małe mogą stosować załącznik nr 5.

Decyzja o sporządzaniu uproszczonego sprawozdania finansowego musi zostać podjęta:

• przez organ zatwierdzający (np. zgromadzenie wspólników);
• przed faktycznym sporządzeniem sprawozdania.

Podjęcie uchwały o stosowaniu uproszczeń i uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania na tym samym posiedzeniu jest uznawane za niewłaściwą praktykę.

Organ zatwierdzający może również zwolnić jednostkę mikro lub małą z obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności zarządu, pod warunkiem przedstawienia w informacji dodatkowej lub w informacji uzupełniającej do bilansu informacji o nabyciu udziałów (akcji) własnych.

• Podatek odroczony

Jednostki mikro i małe (włącznie ze spółkami kapitałowymi) mogą zrezygnować z ustalania aktywów i tworzenia rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego. Jest to jedno z najbardziej znaczących ułatwień zmniejszających pracochłonność na dzień bilansowy.

• Leasing

Jednostki mikro i małe (również spółki kapitałowe) mogą kwalifikować umowy leasingu według zasad określonych w przepisach podatkowych[3]. Standard ostrzega jednak, że jeśli leasingowany majątek ma fundamentalne znaczenie dla działalności, zastosowanie tego uproszczenia może w rażący sposób zniekształcić obraz jednostki i być nieprawidłowe.

Kiedy KSR 16 wchodzi w życie?

Standard ogłoszono w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów i Gospodarki 21 października 2025 r. Zgodnie z przepisami, KSR Nr 16 ma zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się 1 stycznia 2026 r. lub później. Co istotne, ustawodawca przewidział możliwość jego wcześniejszego zastosowania.  

Jak przygotować firmę na KSR 16?

Wdrożenie KSR 16 to szansa na optymalizację procesów księgowych, jednak wymaga świadomej analizy. Aby w pełni przygotować się do stosowania uproszczeń, zalecamy:

1. Weryfikację statusu jednostki – trzeba sprawdzić, czy firma spełnia kryteria wielkościowe dla jednostki mikro lub małej (suma przychodów, przychody netto, średnioroczne zatrudnienie).
2. Analizę formy prawnej – kluczowe jest ustalenie, który katalog uproszczeń jest dostępny dla danej formy prawnej (np. czy jest to spółka kapitałowa, czy spółka osobowa).
3. Aktualizację polityki rachunkowości – wszystkie wybrane i dobrowolnie przyjęte uproszczenia muszą być formalnie opisane w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki.
4. Analizę kosztów i korzyści – należy ocenić, czy dane uproszczenie faktycznie zmniejszy pracochłonność. W KSR 16 wspomniano, że czasem stosowanie odmiennych zasad dla celów bilansowych i podatkowych może paradoksalnie zwiększyć nakład pracy.
5. Podjęcie formalnych decyzji – w przypadku uproszczeń dotyczących formy sprawozdania finansowego, należy odpowiednio wcześnie zaplanować podjęcie stosownych uchwał przez organ zatwierdzający.

Nowy standard stanowi cenne źródło wiedzy i ujednolica podejście do stosowania uproszczeń. Jednocześnie wymaga od jednostek i biur rachunkowych dogłębnej analizy dostępnych możliwości, zwłaszcza w kontekście ograniczeń wynikających z formy prawnej.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące KSR 16 lub potrzebują wsparcia w analizie, które uproszczenia będą najkorzystniejsze dla Państwa firmy oraz jak prawidłowo zaktualizować politykę rachunkowości – zachęcamy do kontaktu.

[1] Powołując się na art. 7 ust. 2c, art. 32 ust. 8 oraz art. 39 ust. 7 ustawy

[2] Zgodnie z pkt 4.13 KSR 16

[3] Art. 3 ust. 6 ustawy

Kinga Stempień

Accounting Assistant

Klaudia Brzezińska

Accounting Team Leader

klaudia.brzezinska@owap.pl