Zakończenie roku kalendarzowego dla wielu przedsiębiorstw wiąże się z rozpoczęciem procedury zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego. Oznacza to szereg obowiązków ustawowych, w tym obowiązków inwentaryzacyjnych.

Dane prezentowane w sprawozdaniach finansowych będą wiarygodne tylko wtedy, gdy informacje księgowe zostaną skonfrontowane ze stanem faktycznym. W tym celu przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku i wyjaśnieniu wynikłych różnic, ewidencję księgową można uznać za prawidłową, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, która definiuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji ma zasadniczy wpływ na prawidłowość wyniku finansowego przedsiębiorstwa oraz rzetelną i jasną prezentację sytuacji majątkowej jednostki.

Termin i zakres inwentaryzacji

Podstawowym terminem inwentaryzacji jest ostatni dzień każdego roku obrotowego – tak wynika z art. 26 ust. 1 UoR. W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację trzeba więc przeprowadzić do 31 grudnia każdego roku obrotowego.

W tym terminie muszą być sprawdzone i ustalone m.in.:

• aktywa pieniężne przechowywane w przedsiębiorstwie,
• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, towary, półprodukty, produkty gotowe),
• środki trwałe.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna wypracować własne regulacje dotyczące inwentaryzacji, które uwzględniają jej wielkość, specyfikę prowadzonej działalności oraz posiadane przez nią zasoby. Prawo bilansowe nie reguluje zagadnień związanych z organizacją prac inwentaryzacyjnych, co oznacza, że każda jednostka określa je we własnym zakresie.

Jak dokonać inwentaryzacji?

Ustawa o rachunkowości dopuszcza trzy metody inwentaryzacyjne:

• potwierdzenie salda poprzez uzyskanie od dostawców i/lub odbiorców informacji o prawidłowości wykazanego stanu należności.
• spis z natury, polegający na spisaniu składników majątku, ich wycenie i porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz oszacowaniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi.
• weryfikacja realności pozostałych (nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem salda) pozycji aktywów i pasywów poprzez ich porównanie z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości tych składników.

Spis z natury jest najbardziej pracochłonną metodą inwentaryzacyjną, dlatego termin inwentaryzacji zapasów uważa się za dotrzymany, jeśli rozpoczęto go nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Oznacza to, że w przypadku jednostek, których rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, inwentaryzację można rozpocząć już z początkiem października.

Inwentaryzację można zlecić firmie zewnętrznej

Przeprowadzanie inwentaryzacji drogą spisu z natury jest czasochłonnym zadaniem, często wpływającym na zdolności operacyjne jednostki. Wiąże się z koniecznością unieruchomienia procesów produkcyjnych i handlowych. W związku z tym, wiele przedsiębiorstw zleca przeprowadzenie inwentaryzacji wyspecjalizowanym firmom lub biurom rachunkowym, które dysponują wykwalifikowanymi zespołami spisowymi i odpowiednim sprzętem. 

Rozwiązanie to nie wymaga angażowania w proces pracowników jednostki, co gwarantuje znaczne oszczędności czasowe. Zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji firmie zewnętrznej minimalizuje także ryzyko niewykrycia ewentualnych niedoborów i nadwyżek z uwagi na obiektywny stosunek komisji spisowej do inwentaryzowanego mienia. Trzeba pamiętać, że celem inwentaryzacji jest stwierdzenie stanu faktycznego – nawet jeśli oznacza to wykrycie istotnych braków. Warto także podkreślić, że w niektórych przypadkach inwentaryzacja wymaga eksperckiej wiedzy i specjalistycznych umiejętności pomiarowych, na przykład, gdy mamy do czynienia z zapasami składowanymi w silosach lub zbiornikach.

O czym pamiętać spisując umowę z firmą zewnętrzną?

Umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury zawarta z podmiotem zewnętrznym powinna określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych oraz sposobu prezentacji wyników spisu. Umowa może obejmować całą procedurę inwentaryzacji, w tym przygotowanie jednostki do spisu, m.in. poprzez wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych, przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.

Trzeba jednak pamiętać, że odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki, a zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów w formie spisu z natury firmie zewnętrznej nie zwalnia kierownika jednostki z obowiązku powołania komisji inwentaryzacyjnej ani nie znosi z niego odpowiedzialności za ten spis. Nie zmienia się to nawet wówczas, gdy określone obowiązki związane z inwentaryzacją zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym. Jednostka ma bowiem obowiązek nadzorować przebieg spisu, aby upewnić się co do rzetelności jego wyników.

Cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury dokonywanego przez podmiot zewnętrzny są takie same, jak spisu przeprowadzanego własnymi siłami jednostki. Kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego.

Warto podkreślić, że jeśli inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, to osoby wykonujące czynności spisowe nie mogą być jednocześnie bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych tej jednostki, a w szczególności nie mogą posiadać dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.

Dominika Grela
Accounting Manager
dominika.grela@ow-accountingpayroll.pl