Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich firm od 1 stycznia 2024 roku. Stanie się tak za sprawą zgody wydanej (17 czerwca) przez unijną Radę do Spraw Gospodarczych i Finansowych.

Już można wystawiać e-Faktury

Przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu od początku tego roku. Wystawiane dokumenty są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury. Dokumenty mogą być wystawiane bezpośrednio w KSeF lub w programach finansowo-księgowych. W tym drugim przypadku, każda z faktur po wystawieniu jest przesyłana za pośrednictwem specjalnego interfejsu do centralnej bazy MF. Data przesłania dokumentu jest uznawana za datę jego wystawienia. Następnie system sprawdza, czy został on wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem, a gdy weryfikacja jest pozytywna, nadaje mu numer identyfikacyjny.  Dopiero wtedy faktury znajdujące się w systemie KSeF kontrahent może pobrać do swojego wewnętrznego systemu księgowego. Obecnie firmy mogą wystawiać e-faktury na równi z tymi w formie elektronicznej i papierowej.

Korzyści dla przedsiębiorców

Korzystanie z KSeF ma przynosić przedsiębiorcom, przynajmniej w założeniu, wiele korzyści. Jedną z nich są oszczędności na obowiązkowej archiwizacji dokumentów – w  KSeF będą one przechowywane przez 10 lat. Plusem ma być również krótszy termin podstawowego zwrotu VAT (zmiana z 60 na 40 dni). System ma również umożliwić wstępne wypełnianie przez urząd skarbowy plików kontrolnych, a także informacji podsumowujących działalność przedsiębiorstwa.  

KSeF – obowiązek i wątpliwości

Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe tylko dla firm zarejestrowanych w Polsce. Nie będzie dotyczyło przedsiębiorstw zagranicznych, które są zarejestrowane w naszym kraju jedynie na potrzeby rozliczania podatku VAT.

Na razie KSeF budzi wiele wątpliwości i kontrowersji wśród polskich przedsiębiorców. Obawiają się oni m.in. braku odpowiedniego oprogramowania czy wystawiania w ten sposób faktur zagranicznym kontrahentom. Być może dlatego nie cieszy się on zbyt dużym zainteresowaniem. W pierwszym kwartale tego roku zarejestrowało się w nim jedynie około 270 firm.

Izabela Kołodziejczak
managing director, chief accountant
izabela.kolodziejczak@ow-accountingpayroll.pl