Zmniejszenie formalności i skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia podatkowe – taki był cel wprowadzenia rozwiązania o nazwie SLIM VAT, które obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku. Księgowi mają jednak wątpliwości, czy rzeczywiście udało się osiągnąć ten efekt.

Miało być łatwiej

Projekt SLIM VAT wprowadził zmiany m.in. w fakturach korektach. Choć miał tu wiele uprościć, wśród księgowych wzbudził wiele kontrowersji. Dotyczy to zwłaszcza faktur korygujących in minus, gdzie zrezygnowano z formalnego warunku uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towarów lub usługobiorcę. Choć stwarzało to problemy z pozyskaniem takiego potwierdzenia, to istniała jeszcze „furtka” w postaci dochowania należytej staranności. Od początku nowego roku – wraz z wejściem SLIM VAT – zamiast jednego warunku w postaci potwierdzenia, są aż cztery: podatnik może uzgodnić z kontrahentem warunki obniżenia podstawy opodatkowania, może też posiadać dokumentację potwierdzającą to uzgodnienie, faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją lub też warunki obniżenia podstawy opodatkowania ziściły się.

SLIM VAT to więcej dokumentów

Z jednej strony zniesiono obowiązek uzyskiwania potwierdzenia odbioru, ale z drugiej należy teraz gromadzić dokumentację, która potwierdza możliwość dokonania korekty. Pojęcie tej dokumentacji w objaśnieniach podatkowych do pakietu SLIM VAT zostało zdefiniowane bardzo szeroko min. w formie ustaleń telefonicznych czy domniemanej zgody obu stron transakcji. Za każdym razem jednak ciężar tego dowodu spoczywa na sprzedającym, co w przypadku domniemanej zgody czy ustaleń ustnych może stanowić nie lada wyzwanie. Należy posiadać również dowody, że warunki do korekty zostały spełnione, a po stronie nabywcy taką fakturę należy ująć w okresie, gdy warunki korekty się ziściły.

W praktyce zamiast po prostu zarchiwizować podpisaną fakturę, podpiąć żółtą zwrotkę czy wydruk maila potwierdzającego otrzymanie, trzeba będzie gromadzić obszerną korespondencję z ustaleniem warunków, notatki z rozmów czy tworzyć specjalne aneksy.

Ustalenia indywidualne

W ramach przepisów przejściowych, spółki przed wystawieniem pierwszej korekty w 2021 roku, mają prawo podpisać porozumienie z kontrahentami, że będą stosować stare zasady. Przepis ten powoduje, że działy księgowości będą zmuszone prowadzić ewidencję kontrahentów, dla których potwierdza się korekty na nowych zasadach oraz takich, dla których będzie się to odbywało według starych reguł. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także zwiększa ryzyko popełnienia błędu.

Wszystko wskazuje na to, że wprowadzenie SLIM VAT spowodowało tak naprawdę zastąpienie jednego obowiązku innym i choć miało być prościej, wcale nie jest. Jednym z rozwiązań ułatwiających pracę księgowych i obieg dokumentów może być wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminów sprzedaży czy ogólnych warunków świadczenia usług.