Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Może mieć ona formę papierową lub elektroniczną. Najważniejsze jest jednak, aby była prowadzona osobno dla każdego pracownika, z dbałością o poufność, integralność, kompletność oraz dostępność danych, a także w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. A wszystko, co trzeba wiedzieć o właściwym jej przechowywaniu, czeka w tekście.

Co zawiera dokumentacja pracownicza?

W skład dokumentacji pracowniczej zalicza się:

• akta osobowe pracowników (w podziale na części A, B, C, D i E);
• dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe są zbiorem dokumentów przedstawiających przebieg stosunku pracy – począwszy od rozpoczęcia zatrudnienia aż po jego zakończenie.

Obowiązek poddawania się badaniom dotyczy każdego pracownika. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca kieruje go na badania wstępne. Po przejściu badań, pracownik zobowiązany jest przedłożyć pracodawcy oryginał orzeczenia lekarskiego, który składany jest do akt osobowych pracownika.  Podobnie sytuacja wygląda w przypadku badań okresowych i kontrolnych.

Kiedy pracownik musi odbyć badania?

Pracodawca jest zobowiązany skierować pracownika na badania:

– wstępne – każdy pracownik musi je odbyć przed podjęciem zatrudnienia. Skierowanie na badania wstępne zostaje wystawione również wtedy, gdy następuje zmiana stanowiska związana ze zmianą charakteru pracy, a tym samym z możliwością wystąpienia innych czynników szkodliwych niż dotychczas;                                          
– okresowe – pracownik musi je odbyć w terminie wskazanym przez lekarza na wstępnych lub poprzednich badaniach okresowych;
– kontrolne – pracownik jest na nie kierowany po okresie przebywania na zwolnieniu lekarskim trwającym więcej niż 30 dni.

W której części aktach osobowych przechowywać badania lekarskie?

Każde orzeczenie z wymienionych badań medycyny pracy powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika w odpowiedniej części: A, B lub C. Nie mogą być one przechowywane np. zbiorczo w osobnym segregatorze. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z przepisami, do dokumentów badań medycyny pracy, które są przechowywane w części A akt osobowych, zaliczamy:

• skierowanie na wstępne badania lekarskie wydane przez pracodawcę;
• orzeczenie lekarskie z badań wstępnych;
• skierowanie i orzeczenie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych od poprzedniego pracodawcy.

Pracodawca nie musi kierować na badania wstępne pracownika, który przedłoży ważne orzeczenie lekarskie od poprzedniego pracodawcy, jeśli są spełnione następujące warunki:

• przyjęcie do pracy u nowego pracodawcy następuje w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• pracownik przedstawi nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań́ do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie;
• nowy pracodawca stwierdzi, że wspomniane warunki odpowiadają̨ warunkom występującym na danym stanowisku pracy;
• pracownik nie jest przyjmowany do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych;

W części B akt osobowych powinna znajdować się dokumentacja dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Dlatego w tym segmencie akt przechowujemy orzeczenie z badań wstępnych przy zmianie stanowiska, a także orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych wykonywanych podczas trwania zatrudnienia.

Pracownik wykonujący pracę w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających może zażądać wykonania badań okresowych po ustaniu stosunku pracy. Skierowanie i orzeczenie z przeprowadzenia tego rodzaju badania powinno być przechowywane w części C akt osobowych, ponieważ badanie dotyczy byłego pracownika.

Konsekwencje niewłaściwego przechowywania orzeczeń lekarskich

Główną konsekwencją braku orzeczeń medycyny pracy w dokumentacji pracowniczej może być kara grzywny. Jest ona związana z naruszeniem przepisów k.p., dotyczących obowiązku przestrzegania BHP przez pracodawcę.

Dodatkowo, brak właściwie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, naraża pracodawcę na kolejną karę grzywny, związaną z naruszeniem przepisów o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Jej wysokość waha się od 1 000 do 30 000 zł.

Przechowywanie orzeczeń powinno być ważne dla pracodawcy, ponieważ dokumenty te stanowią dowód zatrudnienia zdolnego do pracy (pod kątem zdrowotnym) pracownika. Na orzeczeniu mogą znajdować się także ważne informacje dla pracodawcy, dotyczące m.in. konieczności korzystania z okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych przez pracownika. Taki zapis ułatwi pracodawcy zrealizowanie obowiązku zapewnienia wspomnianych środków dla pracowników wykonujących pracę przy użyciu monitora ekranowego (po spełnieniu warunków określonych w odpowiednich przepisach).

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących prawidłowego przechowywania badań lekarskich, zachęcamy do kontaktu!

Amelia Konopska

HR Administration & Payroll Junior Specialist